Nous continuons notre exploration des fonctions d’Excel.
Il s’agit du 3ème et dernier article sur Excel
Après vous avoir présenté comment mettre en forme votre document, dans cet article je vais vous indiquer comment rédiger vos formules de calcul.
Encore une fois les possibilités de calcul d’Excel sont infinies, il est très difficile de vous en montrer toute l’étendue.
Outre les formules, il y a les tableaux, les graphiques et les recherches.
Vous retrouverez le même principe que dans les autres articles, un paragraphe une fonction.
Quelques règles de base
Chaque formule commence par le signe =.
Le nom des cellules est déterminé par une lettre (la colonne) et un chiffre (la ligne).
Dans chaque cellule, vous avez la possibilité de poser une formule de calcul.
Les cellules concernées par votre calcul sont entourées de pointillés.
Les différents onglets s’appellent des feuilles.
Un petit conseille : renommez-les par un nom qui résument bien les données qu’elles concernent.
Même si Excel est plus intuitif qu’auparavant, si vous ne respectez pas les règles de base, votre calcul ne se fera pas et ceci qui apparaitra dans votre cellule à la place du calcul :
Cela signifie qu’Excel ne comprend pas ce que vous avez écrit.
Réécrivez alors votre formule.
La somme
Vous souhaitez additionner les chiffres de la colonne A et des lignes 1 à 11.
3 possibilités
1/ Vous pouvez taper vous-même votre formule dans cette barre de tâches :
Taper = SOMME dans la cellule où vous voulez que la somme apparaisse.
Sélectionnez toutes les cellules que vous voulez additionner : cliquez sur la 1ère cellule et glisser vers le bas.
Les cellules additionnées sont surlignées en bleu.
2/ Utiliser la fonction formule dans l’onglet « Formules »
Une fenêtre apparait alors avec les cellules qui seront additionnées.
Cliquez sur Ok et magie le total apparait dans la cellule.
3/ Tapez =somme dans la barre de tâches et cliquez sur chaque cellule en ajoutant + entre chaque cellule.
Si vous cliquez sur le total, vous verrez les cellules qui sont additionnées
C’est intéressant seulement si vous ne voulez pas additionner toutes les cellules.
Le fait qu’il y ait déjà 3 solutions juste pour additionner 11 lignes, vous laissent imaginer l’étendu des possibilités d’Excel.
La multiplication
Le signe Multiplier dans Excel est l’astérisque qui se trouve sur votre clavier mais également sur votre pavé numérique « * ».
La lettre x n’est pas reconnue dans la formule de calculs.
Positionnez-vous dans une cellule et écrivez votre formule de calcul en respectant les règles de base
Sélectionnez les cellules concernées par votre formule, elles apparaîtront alors en couleur.
Puis une fois que vous avez saisi toute votre formule, faîtes « entrée » pour valider votre formule.
La division
C’est le même principe que pour la multiplication.
Le signe Diviser est la barre, autrement appelé slash pour les puristes, dans votre pavé numérique : « / ».
Ce sont les principales formules de calcul.
Il est très difficile de vous faire un état de tous les calculs possibles sans multiplier les copies d’écran et sans tomber dans un déballage sans grand intérêt.
Les graphiques.
A partir de vos tableaux, vous pouvez transformer vos données en graphiques qui vous permettront d’avoir un visuel plus percutant.
Les principaux sont l’histogramme et le secteur.
L’histogramme, celui avec des abscisses et des ordonnées est représenté sous forme de colonnes.
Il vous permet de voir instantanément quelle est la valeur de cette donnée et de comparer deux données entre elles rapidement.
Le secteur, autrement appelé camembert, permet de voir instantanément la proportion de la valeur par rapport aux autres.
Vous avez la possibilité de les personnaliser à souhait, en modifiant les couleurs, l’épaisseur des traits, de mettre des effets 3D.
Là encore Excel vous permet de varier les plaisirs.
Un conseil :
Avant de lancer la création de votre graphique, vérifiez bien que vos données sont correctes et que vous avez bien sélectionné ce que vous vouliez qui soit pris en compte dans votre tableau.
Il est très facile de se retrouver avec des valeurs complètement fausses et du coup un affichage erroné.
Il serait dommage que vous ayez une super présentation mais que tous vos chiffres soient faux, non ?
Conseils et Astuces
Excel vous guide dans la mise en place de formules de calcul grâce à des fenêtres qui s’affichent.
À tout moment, vous pouvez cliquer sur l’onglet Aide et vous aurez alors accès à une multitude de didacticiels qui vous aideront.
Il existe de nombreux tutoriels sur différents supports vous permettant de vous entraîner ou vous aidant à la conception de vos documents.
N’oubliez pas que tous les calculs sont possibles mais qu’il faut avant tout que vous rentriez vos données.
C’est peut-être la partie la plus fastidieuse, et ça Excel ne peut pas le faire pour vous.
Même si comme nous l’avons vu dans les articles précédents il existe des astuces pour remplir plus vite les colonnes ou les lignes.
Soyez logique dans la dénomination de vos colonnes, de vos lignes et de vos feuilles.
Cela vous permettra de savoir où vous en êtes dans votre calcul.
Réfléchissez bien en amont à ce dont vous avez besoin et quels résultats vous voulez obtenir.
Faîtes attention à toujours bien sélectionner les données que vous voulez prendre en compte.
Ce sont les clés de la réussite avec Excel.
Dans l’onglet Fichier, vous trouverez des didacticiels qui vous permettent de prendre en main ce logiciel.
Cela va de la prise en main, jusqu’à des fonctions plus pointues comme le tableau croisé dynamique et la recherchev (qui vous permet de trouver un élément en fonction d’une autre donnée).
Ils sont très bien faits et très accessibles aux novices comme aux utilisateurs confirmés.
C’est pour cela que cet article est volontairement très succin sur toutes ces fonctions.
Conclusion
Nous avons terminé avec notre exploration d’Excel.
Je vous l’ai dit à maintes reprises, Excel a beaucoup de potentiel, mais il est difficile de le maîtriser totalement et de vous expliquer juste au travers d’articles de blog toutes ses possibilités.
Si vous avez besoin de mettre en place un tableau particulier avec des formules de calcul plus ou moins complexes, contactez-moi !
Le mois prochain, je vous parlerai de Power Point.
Je vais continuer dans cet article à vous expliquer les règles de base d’Excel.
Comme le mois dernier, il s’agit de vous aider à construire un document et à le mettre en page.
Puis ensuite à l’exploiter au mieux.
Assistance bureautique parce que vous pouvez sélectionner l’information dont vous avez besoin.
A l’origine il ne devait y avoir qu’un seul article de ce type, mais encore une fois, les fonctions d’Excel sont tellement infinies, que cela mérite un autre article rien que pour ce sujet.
Reprenons là où nous nous étions arrêtés.
Tri
Vous pouvez trier vos données par ordre alphabétique grâce à l’icône dans la barre de tâche.
Vous avez le choix entre un ordre alphabétique normal ou inversé.
ATTENTION : il faut que vous sélectionner l’intégralité de votre document, c’est-à-dire toutes les lignes et toutes les colonnes, avant de lancer le tri.
Dans les dernières versions, une fenêtre apparait.
Dans cette copie d’écran je n’ai sélectionné que la colonne A, et lorsque j’ai cliqué sur « Trier », voici la fenêtre qui est apparue.
Donc si je choisis l’option « Etendre la sélection », toutes les colonnes seront prises en compte.
Même si le tri est fait à partir des données de la colonne A, les données des autres colonnes restent rattachées à la ligne d’origine. Tout va bien, les données sont cohérentes.
Mais si je ne choisis de ne pas « Etendre la Sélection » et donc de choisir « Continuer avec la sélection en cours » c’est-à-dire juste la colonne A, voici ce qui se passe :
Voyez le bazar que ça a mis : Annie Cordy se retrouve avec les titres de Michel Jonasz et Prince chante les titres de Richard Gotainer. Ça ne va pas du tout !!! Mais voyez, il faut sélectionner volontairement un autre choix que celui que propose Excel par défaut (celui qui laisse tout en ordre).
Rappelez vous l’icône Retour Arrière si vraiment vous vous êtes trompés.
Filtre
Le filtre peut vous aider à rechercher une information.
Lorsque votre document comporte beaucoup de lignes et que vous voulez savoir quelles sont toutes les données pour un même nom, en appliquant un filtre sur la ligne de titre, vous pourrez faire une sélection très rapide.
Positionnez vous sur la ligne de titre.
Cliquez sur « Filtre » dans l’onglet Accueil, le pavé Edition
Des flèches apparaitront sur la ligne de titre.
En cliquant sur cette flèche, un menu déroulant apparait
Pour désélectionner tout, cliquez sur « Sélectionner Tout », toutes les cases se décochent.
Vous pouvez alors choisir ce que vous souhaitez voir afficher en cliquant dans le carré associé au nom.
Dans la copie d’écran ci-dessous, j’ai coché « ABBA » et voilà ce qui apparait.
Vous voyez qu’alors la flèche s’est transformée en entonnoir.
Cela vous signale qu’un filtre est appliqué sur cette colonne et que l’affichage n’est donc pas complet.
Pour réafficher toutes les données, recliquez sur l’entonnoir et cliquez sur sélectionner tout.
Toutes les données réapparaitront.
Types de cellules
Excel vous propose différents types de cellules selon les informations qu’elles contiennent.
Cela modifiera l’affichage du contenu de votre cellule.
Cela vous permet de rendre les informations plus lisibles et donc plus utiles pour votre document : toutes les cellules que vous aurez identifiés avec ce format, contiendront le même type d’information.
Si par exemple, je choisis le format de date 14/03/2012, chaque fois que je taperai une date, Excel la mettra dans ce format.
Figer les volets
Pour une lecture plus facile de votre document, surtout si vous avez beaucoup de lignes ou de colonnes, vous pouvez « figer les volets ».
C’est-à-dire que la ligne que vous aurez choisie apparaitra toujours même si vous vous déplacez dans le document.
Pour cela, allez dans « Affichage » et cliquez sur « Figer les Volets », choisissez alors ce que vous voulez garder afficher.
Comme il vous l’est bien précisé, il faut bien sélectionner la ligne ou la colonne que vous souhaitez conserver à l’affichage.
Voyez dans la copie d’écran ci-dessous j’ai figé la 1ere ligne.
Ainsi, même lorsque je descends dans mon document, la première ligne apparait toujours.
Pour retirer cette fonction, il vous suffit de « Libérer les volets »
Dupliquer la ligne de titre
Lorsque vous avez un document qui comporte beaucoup de lignes, et que vous allez imprimer ce document, vous pouvez dupliquer la ligne de titre pour qu’elle apparaisse sur toutes les pages imprimées.
C’est pratique, et surtout cela rend votre document beaucoup plus lisible.
Ainsi dans cet exemple, j’ai sélectionné la ligne 1 dans le champ « ligne à répéter ».
Définir une zone d’impression
Vous pouvez n’imprimer qu’une partie de votre document.
Cette fonction est intéressante si votre document contient beaucoup de lignes et de colonnes.
Attention : Il faut d’abord sélectionner ce que vous voulez imprimer et ensuite dans l’onglet mise en page, cliquez sur l’icône « Zone d’Impression »
Ainsi vous constatez que lorsque je vais dans « fichier » et « imprimer », seule la zone que j’ai sélectionnée est visible dans l’aperçu avant impression.
Astuces pour l’impression.
Vous avez la possibilité de n’imprimer que certaines feuilles ou le classeur entier, c’est ainsi qu’est appelé l’ensemble du document lorsque celui-ci comporte plusieurs pages. A vous de choisir.
Vous pouvez mettre le document à l’échelle, c’est-à-dire faire en sorte que tout le document s’imprime sur une seule feuille. C’est pratique lorsqu’il n’y a qu’une ligne ou deux, ou qu’une colonne ou deux sur une autre page, mais attention, cela réduira forcément la taille des caractères et rendra peut-être votre document illisible.
L’aperçu avant impression vous donnera une idée de ce qui sera imprimer et de quelle façon : rien à faire il s’affiche automatiquement, mais prenez le temps de bien regardé ce que ça donne à l’écran, ainsi que le nombre de pages.
Focus sur la fonction Partager dans l’onglet Fichier
Elle me semble très intéressante.
Vous pouvez enregistrer votre document sur le Cloud, et ensuite donner les droits d’accès à ce document à la personne de votre choix.
Cela facilite grandement le travail avec une assistante lorsque vous n’êtes pas connectés au même ordinateur.
Souvent gratuit, parfois payant, c’est une excellente solution pour mettre à l’abri certains documents sensibles ou précieux.
Attention toutefois aux coûts qui peuvent être assez prohibitifs surtout lorsqu’ils sont associés avec d’autres services comme la sauvegarde automatique ou la restauration de fichiers en cas de problèmes de perte de données.
Conclusion
Il y a encore beaucoup de choses à vous montrer sur les possibilités d’Excel en matière de personnalisation de l’affichage et sur les possibilités de tri, filtre, format de cellule, quadrillage, zone d’impression et insertion de document, de graphiques et de feuilles.
Il est impossible de tout vous montrer. Donc encore et toujours contactez moi pour mettre en place vos documents.
Comme annoncé il y a quelques semaines, je poursuis mes articles d’assistance bureautique sur les principaux logiciels de bureautique.
Après Word, nous allons parler d’Excel.
Excel est un tableur. Cela signifie qu’il permet de faire des tableaux qui comporteront des formules de calculs plus ou moins complexes. Excel vous permet également de comparer des données en les mettant en corrélation les unes avec les autres au travers de tableaux, les fameux tableaux croisés dynamiques.
Dans cet article et dans le suivant, je vais vous expliquer les principales règles de base d’Excel en matière de mise en page des cellules en faisant un paragraphe pour chaque fonction.
Grâce aux copies d’écran, vous aurez des visuels qui vous permettront de retrouver comment appliquer ces conseils.
Il s’agit d’une prise en main rapide pour vous permettre de produire des documents qui vous aideront dans le suivi de votre activité.
Je vous montrerai les principales formules et comment les mettre en place dans l’article suivant.
Nous voilà donc partis pour au moins 3 articles sur Excel. Et je vous assure qu’il le mérite.
Je ne vais pas reprendre le même système que pour Word en détaillant chaque onglet.
D’une part, j’aurais l’impression de faire deux fois la même chose (on retrouve les mêmes onglets pour la mise en page et l’impression) et cela va m’ennuyer.
Et d’autre part, parce que je pense que Excel est tellement complexe que cela ne vous apportera rien de très concret et ce n’est pas le but de ces articles, vous le savez maintenant.
Je vais essayer, comme d’habitude d’être claire et synthétique.
Vous le savez maintenant si vous avez besoin d’informations ou de formations complémentaires, contactez – moi.
Introduction
Chaque cellule a un nom différent. Cela vous permettra de les identifier dans vos formules de calcul.
Vous pouvez saisir votre information dans la barre de tâche ou directement dans la cellule.
La lettre correspond à une colonne et le chiffre à une ligne.
Voici la barre de tâche :
Dupliquer la même cellule
Tapez votre chiffre dans la première cellule.
Placez votre souris dans le coin en bas à droite de la cellule, jusqu’à ce qu’une grosse croix noire apparaisse.
Maintenez le clic et glissez vers le bas.
Toutes les cellules que vous aurez sélectionnées porteront le même chiffre.
Incrémentez vos cellules
C’est-à-dire afficher des chiffres qui se suivent.
Tapez les 3 premiers chiffres de votre série.
Sélectionnez ces cellules.
Cherchez la croix noire dans le coin en bas à droite/
Faîtes glisser vers le bas jusqu’à ce que le dernier chiffre que vous souhaitez apparaisse.
Excel est suffisamment intelligent pour comprendre l’écart que vous voulez entre les chiffres. Il vous suffit de renseigner correctement les trois premières lignes.
Dimensions de cellule
Dans cet exemple, le texte déborde de la cellule.
Ce n’est pas exploitable parce que si vous saisissez du texte dans la cellule B1, une partie du texte de la cellule A1 disparaitra :
Il faut donc redimensionner la cellule pour que tout le texte s’affiche.
Pour cela double-cliquez sur le trait qui sépare les 2 cellules au niveau des lettres (pas dans le document lui-même).
La cellule se mettra automatiquement aux dimensions qui permettront que tout le texte s’affiche.
Mais si le texte est long, cela va vite devenir ingérable.
Heureusement, il existe une solution : « Renvoyer à la ligne automatiquement » dans l’onglet Accueil, dans le pavé Alignement.
Si vous le laissez tel quel, la moitié du texte est tronqué. On est d’accord sur le fait que c’est tout sauf pratique !!
Double-cliquez ensuite sur le trait qui s’épare les cellules au niveau des chiffres, et là encore les dimensions de la cellule s’ajusteront.
Fusionner et centrer
Fusionner deux cellules veut dire que le texte apparaitra dans une cellule qui en fait en regroupera plusieurs.
Dans cette copie d’écran, le titre est dans la cellule A1.
Cliquez sur Fusionner et Centrer, et après avoir sélectionner les cellules que vous voulez fusionner, le texte apparaitra au centre.
Vous pouvez sélectionner autant de cellules que vous voulez.
Cette fonction est intéressante pour des titres
Vous pouvez mettre ce titre en relief : vous retrouvez dans Excel les mêmes fonctions que dans Word dans l’onglet Accueil et le pavé Police.
Encadrement
A ce stade, notre document commence à prendre forme.
Mais le texte n’est pas encadré. Les lignes que vous voyez ne s’imprimeront pas.
Il faut donc faire apparaître l’encadrement des cellules.
Sélectionnez les cellules que vous souhaitez encadrer.
Cliquez sur l’icône.
Choisissez le type de bordure que vous voulez.
Vous pouvez personnaliser l’encadrement et choisir une bordure différente pour une même cellule. Place à votre imagination !
Personnellement, j’aime mettre le titre bien apparent, je choisis donc les bordures épaisses et encadré le reste du texte par une bordure simple.
ATTENTION : c’est votre dernier choix qui sera appliqué à toute la cellule.
Par exemple, si vous encadrez d’abord le titre avec des bordures épaisses et ensuite le reste du texte en bordure simple, le trait inférieur de la cellule du titre redeviendra simple. Il faudra alors refaire l’encadrement de la cellule de titre. Rien de grave, mais cela oblige à revenir sur la cellule.
Si vous sélectionnez les lignes (en cliquant et en glissant sur les numéros de lignes) et que vous cliquez sur une bordure, elle sera appliquée à toutes les cellules de toutes les colonnes. Pensez à ne sélectionnez que les cellules de votre document pour ensuite appliquer les bordures.
Mise en page de la cellule
Vous retrouvez les mêmes fonctions que dans Word : c’est-à-dire mettre le texte en gras, en italique ou de couleur.
Mais vous pouvez également alles plus loin dans la mise en page en colorant la cellule.
Vous pouvez également grossir votre texte en cliquant sur l’icône A
Cela modifie automatiquement le nombre dans la case à côté du type de police.
Vous pouvez aussi positionner votre texte à l’intérieur de la cellule en cliquant sur l’un des icones identifiés dans cette copie d’écran.
La 1ere ligne d’icone modifie le texte verticalement et la 2eme ligne horizontalement.
Voilà pour ce premier article d’exploration des fonctions de mise en page.
Rendez vous le mois prochain pour la suite…
Encore une fois, je le précise, ceci n’est pas une formation sur Word, mais plutôt un passage en revue des fonctions, d’où le nom de l’article “Assistance Bureautique”.
Il s’agit du second article. Ce sera donc le dernier. Si je vous avais dit c’est le deuxième, cela aurait sous-entendu qu’il y en ait un troisième. Désormais, vous ne vous tromperez plus.
Nous nous étions arrêtés à l’onglet « insertion » lors du premier article.
Onglet Dessin
Vous pouvez inclure un dessin ou une signature manuscrite dans votre document.
Il y a différents types de stylo avec des pointes différentes dont vous pouvez modifier l’épaisseur ainsi que la couleur en cliquant sur la flèche à droite de l’icône.
Là encore, explorez et testez, vous trouverez forcément ce qui vous convient.
Astuce : pour annuler, vous ne pouvez pas utiliser le retour arrière, soit vous utilisez la gomme, soit vous sélectionnez le dessin (il faut qu’il soit entouré d’un cadre) et vous utilisez la touche « Suppr » de votre clavier.
Il est possible de rajouter un arrière-plan à votre document, un quadrillage, comme s’il s’agissait d’une feuille. Fonction plutôt sympa si vous voulez rester dans le manuscrit.
La règle vous permettra de tracer un trait droit !!
Deuxième astuce : pour sortir du mode dessin, cliquez sur la flèche et vous reviendrez dans votre document.
Onglet Conception
Dans le pavé Mise En Page, vous avez la possibilité de mettre en forme votre document, en amont de la rédaction de celui-ci. Là encore, il n’est pas question de vous détailler tous les styles, vous pouvez les personnaliser grâce aux icônes couleur, police, espacement des paragraphes. Vous pouvez rajouter un filigrane, c’est-à-dire un mot qui apparaitra sur le fond de votre document. Vous connaissez ce système, il est souvent utilisé par les organismes officiels ou par les entreprises qui souhaitent protéger leurs documents en les personnalisant.
Grâce à l’icône bordure, vous pouvez encadrer l’ensemble de votre document. Le rendu est assez sympa.
Onglet Mise en page
On retrouve ici certaines fonctions que l’on a déjà vu dans d’autres onglets, comme le saut de page, et l’espace entre les lignes.
Les marges sont, vous le savez sans doute, l’espace qui entoure votre texte. Vous pouvez les modifier, mais faites attention à ne pas trop les diminuer car cela aura un impact si vous devez imprimer votre document.
L’orientation dépendra du document que vous réalisez.
Dans cet onglet, vous trouverez la numérotation des lignes (utiles pour certains documents), mais également une option pour le découpage des mots.
Vous avez la possibilité de modifier le retrait, c’est-à-dire de décaler le paragraphe vers la droite ou vers la gauche, utile pour mettre un paragraphe en relief.
Le pavé Organiser sert à modifier un élément de dessin que vous avez inséré dans votre document. Il est difficile dans ce format d’article de blog de vous montrer toutes les fonctions. Donc encore une fois, essayez et voyez si le rendu vous convient.
Onglet Référence
Cet onglet est destiné aux utilisateurs vraiment aguerris qui utilisent donc Word pour rédiger des documents de présentation très perfectionnés, tels que des thèses ou des mémoires.
Il permet l’intégration de titres spécifiques et de mettre en lumière certains passages, certaines citations.
Encore une fois, il est difficile de tout vous montrer sans des exemples concrets.
Contactez – moi pour la rédaction de ces documents.
Onglet Publipostage
Le publipostage, ou dans sa version anglaise mailing, est l’envoi d’un même courrier à plusieurs destinataires. On ne parle pas de 4 ou 5 destinataires, mais de plusieurs dizaines.
Le principe est de constituer une base de données avec les coordonnées du destinataire : civilité (madame ou monsieur), nom, prénom, adresse postale : n°, rue, code postal et ville. Cette base de données est à rédiger sur Excel à qui je consacrerai les prochains articles (petit scoop !!)
Ensuite il faut rédiger le courrier en identifiant les champs qui vont être rempli par les éléments de la base de données.
Dernière étape on lance la fusion entre les deux documents.
C’est assez technique, la clé du succès est de bien constituer sa base de données et de bien identifier les champs sur votre document.
Lorsque j’ai commencé à exercer mon métier, je l’avoue, j’appréhendais beaucoup cette tâche. Il suffisait du moindre petit grain de sable pour que la fusion ne fonctionne pas.
Mais depuis, les nouvelles versions de Word ont simplifié le processus et proposent en plus des aides qui vous accompagnent à chaque étape.
Modernité oblige, parce que maintenant on envoie de moins en moins de courrier, il est possible de faire des publipostages de mails.
Je vous avoue ne pas avoir encore exploité cette fonction, mais elle me semble très intéressante pour développer votre activité en contactant des prospects ou pour rester en contact avec vos clients pour leur proposer soit un rendez-vous de service après-vente ou pour les convier à un évènement comme une inauguration ou un after-work.
Onglet Révision
On révise et surtout on vérifie.
Tout d’abord sa grammaire et son orthographe.
Certains mots très techniques ou d’origine étrangère ne sont pas inclus dans le dictionnaire de Word. Vous ne le savez peut-être pas, mais vous avez la possibilité de rajouter des mots au lexique disponible. Selon l’exemple ci-dessous, je peux décider de rajouter afterwork écrit de cette façon à mon dictionnaire en cliquant sur Ajouter au dictionnaire.
Cela évite que le mot soit surligné en rouge systématiquement.
Rappel :
Un mot surligné en rouge signifie qu’il est mal orthographié ou inconnu par Word.
Un mot surligné en bleu signifie qu’il y a une erreur de grammaire : soit l’accord n’est pas bon, soit il y a une erreur de conjugaison.
Si plusieurs mots sont surlignés c’est qu’il y a une erreur de syntaxe : vous retrouvez toutes les règles dans mon article « Gestion du Courrier ».
Les femmes sont heureu
Les femmes sont heureux
Les femmes , sont heureuses
Lorsqu’on écrit un document sur un sujet, il devient difficile de ne pas tomber dans la répétition.
La fonction Dictionnaire des Synonymes vous aidera à les éviter.
Petit focus sur la fonction traduire :
Une fonction magique !!
Vous sélectionnez un texte et en cliquant sur cette icône vous pouvez sélectionner la langue dans laquelle vous souhaitez qu’il soit traduit.
Vous allez devenir un pro de la traduction.
On retrouve encore dans cet onglet la possibilité d’inclure des commentaires et des notes.
Je vous laisse explorer toutes ces fonctions.
Onglet Affichage
Dans le pavé Vues, vous pouvez changer la façon dont votre document s’affiche sur votre écran.
Dans le pavé Afficher ; la règle, dont nous avons vu la fonction dans l’article Gestion de Courrier, est utile pour positionner les tabulations et le quadrillage pour avoir des repères pour l’écriture manuelle.
Les autres fonctions sont intéressantes dans le cadre d’une utilisation avancée de Word.
Onglet Aide
Tout est dit dans le titre !!!
Voilà c’est la fin de ce passage en revue des fonctions disponibles sur Word.
Certaines vous seront très utiles et d’autres beaucoup moins parce qu’elles sont destinées à un usage plus professionnel, voir pour des gens qui rédigent des documents complexes.
Encore une fois, si vous avez des questions, n’hésitez pas à me contacter.
Je peux vous proposer des formations adaptées à vos besoins.
Chaque logiciel a bien sûr des correcteurs et des aides, mais il n’empêche que si vous ne savez pas où chercher la fonction appropriée, cela prend du temps. Le fameux temps que l’on n’aime pas perdre pour ce genre de choses, car c’est souvent au détriment de son activité.
Une Assistante Administrative Indépendante peut saisir des documents (transcription de réunions enregistrées, frappe de documents manuscrits), d’un Mémoire ou d’une Thèse.
Il y a beaucoup de fonctions à explorer, il y aura donc d’autres articles.
C’est un logiciel de traitement de texte, je le rappelle et ce rappel n’est pas anodin : il est fait pour rédiger un courrier. Il n’est pas fait pour construire des tableaux, même si cette fonction existe, cela ne pourra pas être un tableau de calcul, fonction qui appartient à Excel. Il n’est pas fait non plus pour faire des documents où il y a des photos à intégrer ou pour faire un CV, Power Point est bien plus approprié pour cela. Rendons à César ce qui appartient à César !!!
Selon la version de votre logiciel, il y aura quelques variantes et peut être des fonctions que vous ne retrouvez pas. Dans ce cas, n’hésitez pas à me contacter on cherchera ensemble la solution.
Je vous invite à lire l’article sur la Gestion du Courrier qui vous rappellera les règles et usages pour rédiger un courrier. Ce ne sera donc pas notre propos dans cet article.
Avant toute chose, je vous préconise de personnaliser votre barre d’outils d’accès rapide :
En cliquant sur la flèche à la fin de la ligne, vous pouvez rajouter ou enlever des icônes
Cela vous permettra d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus souvent.
Je vous conseille vivement d’ajouter « Annuler » et « Refaire » systématiquement. De cette façon si vous vous trompez, vous pourrez corriger immédiatement.
Donc, ces rappels étant faits, détaillons ensemble les fonctions de chaque onglet.
Onglet fichier
Vous y trouverez toutes les informations pour imprimer et enregistrer votre document, mais également une multitude de modèles de document. Prenez le temps de chercher, cela peut vous faire gagner du temps, au moins sur la mise en page.
Concernant l’impression, je vous invite à régler les paramètres de votre imprimante avant de lancer votre impression, cela vous évitera de gaspiller des feuilles et de l’encre, un geste pour la planète. Vous pouvez choisir une impression en noir et blanc ou couleur systématiquement, la qualité de l’impression, et l’orientation du document.
Conseil d’une assistante pour enregistrer un document en pdf c’est-à-dire dans un format qui rend le document immodifiable.
Dans l’onglet Fichier, puis Enregistrer sous et dans le menu déroulant en dessous du nom du document, vous sélectionnez le format PDF. Votre document n’est alors plus un fichier dont le nom se termine par .doc, mais par .pdf.
Et voilà c’est tout bête, mais de cette façon vous êtes protégé, personne ne peut modifier le document que vous avez envoyé. Petite astuce supplémentaire, gardez les 2 documents.
Petite rectification tout de même : grâce à la version Adobe Pro (Adobe est le logiciel qui permet cette conversion), on peut rajouter des commentaires et surligner certains passages, mais on ne peut pas modifier ce qui est écrit dans le document de base.
Onglet Accueil
Cela ne semble pas très logique, en tout cas cela ne l’a pas été pour moi, mais c’est là que vous retrouverez toutes les fonctions pour la mise en forme de votre document.
Depuis le fameux copier / coller dans le premier pavé à gauche jusqu’à des fonctions complémentaires qui vous permettront d’accéder à d’autres logiciels.
Les icônes sont assez explicites, pas besoin ici de toutes vous les expliquer, cela serait trop fastidieux.
Essayez, testez et n’oubliez pas d’utiliser le bouton retour arrière que vous aurez rajouté dans votre barre d’outils rapide.
Petite astuce : s’il y a un espace important entre les lignes de votre document vous pouvez les supprimer en cliquant sur cette icône, vous pouvez le supprimer ou le réduire.
Onglet Insertion
Attention super scoop : vous permet d’insérer des éléments dans votre document !!
Le premier pavé intitulé « Pages », vous permet d’insérer une page de garde, dans le cas d’un document de présentation, une page entière vierge (pour insérer des photos par exemple) et un saut de page.
Vous pouvez insérer un tableau, mais qui ne comportera pas de formules de calcul, cette fonction est réservée à Excel.
Outre les images ou les formes diverses et variées qui peuvent être insérées (que vous trouverez dans le pavé « illustration »), vous pouvez également insérer un graphique avec des données que vous remplirez dans le tableau qui apparaitra dans la fenêtre qui apparaîtra.
Toutes ces fonctions sont très intéressantes, mais sans exemple concret à monter cela reste très théorique.
Encore une fois, si vous avez des documents à réaliser, n’hésitez pas à me contacter via le site ou sur les réseaux sociaux.
Les pavé « Média », « Liens » et « Commentaires » vous permettent d’ajouter des éléments spécifiques à vos documents.
Focus sur en tête et pied de page :
En cliquant sur « En-tête », vous pouvez donner un titre à votre document qui se répètera sur chaque page, en dehors de votre texte.
Lorsque votre document comporte plusieurs pages, il peut être intéressant de les numéroter. En cliquant sur « Numéro de Page », il vous sera proposé différentes options pour en personnaliser l’affichage.
Vous pouvez également rajouter en cliquant sur « Pied de page » des éléments tels que vos coordonnées ou des informations sur le document.
Une fois que vous avez saisi ce que vous voulez, cliquez sur « Fermer l’en-tête et le pied de page » pour revenir dans le document.
Vous avez la possibilité dans le pavé « Texte » en cliquant sur « Zone de Texte » de rajouter un texte supplémentaire sur votre page, comme une sorte d’encart qui viendrait compléter le texte initial. C’est sensiblement la même fonction que le pavé « Commentaires ».
Dans un document de présentation ou un mémoire cela peut enrichir votre texte.
N’hésitez pas à faire des essais, vous avez toujours la possibilité de supprimer cette zone et de revenir au texte normal. Pour supprimer il faut cliquer dans le pavé et de faire supprimer avec le bouton de votre clavier.
QuickPart vous permet là aussi d’enrichir votre texte avec des champs particuliers.
WordArt vous permet d’écrire un texte avec un police, une couleur, un ombrage et une orientation particulière. Amusez-vous !
La lettrine est la première lettre d’un paragraphe. Avec cette fonction, elle est mise en relief. L’effet est plutôt sympa pour la présentation d’un texte surtout que vous pouvez la personnaliser.
Vous retrouverez également l’insertion d’une signature, de la date et d’un objet, comme dans l’en tête et le pied de page, mais ils ne se retrouveront pas au même endroit.
Vous avez la possibilité dans le pavé « Texte » en cliquant sur « Zone de Texte » de rajouter un texte supplémentaire sur votre page, comme une sorte d’encart qui viendrait compléter le texte initial. C’est sensiblement la même fonction que le pavé « Commentaires ».
Dans un document de présentation ou un mémoire cela peut enrichir votre texte.
N’hésitez pas à faire des essais, vous avez toujours la possibilité de supprimer cette zone et de revenir au texte normal. Pour supprimer il faut cliquer dans le pavé et de faire supprimer avec le bouton de votre clavier.
QuickPart vous permet là aussi d’enrichir votre texte avec des champs particuliers.
WordArt vous permet d’écrire un texte avec un police, une couleur, un ombrage et une orientation particulière. Amusez-vous !
La lettrine est la première lettre d’un paragraphe. Avec cette fonction, elle est mise en relief. L’effet est plutôt sympa pour la présentation d’un texte surtout que vous pouvez la personnaliser.
Vous retrouverez également l’insertion d’une signature, de la date et d’un objet, comme dans l’en tête et le pied de page, mais ils ne se retrouveront pas au même endroit.
Voilà pour l’exploration des trois premiers onglets. Vous voyez il en reste encore quelques-uns à explorer. Nous le ferons ensemble le mois prochain.
Vous trouverez dans cet article des conseils pour la rédaction d’un courrier.
Nous allons ici nous attacher à définir les règles de rédaction.
Certaines règles évoquées ici seront également valables pour la rédaction d’un mail voire d’une demande via le site de votre interlocuteur. Même si nous rédigeons de moins en moins de courriers, il y a, malgré tout, des situations qui demandent un travail de rédaction un peu plus formel.
On ne rédige bien évidemment pas un courrier de la même façon selon la personne à qui l’on s’adresse.
La frappe de courrier est le cœur de métier d’une secrétaire tel que beaucoup de personnes se l’imagine, la fameuse sténo dactylo qui tape plus vite que son ombre sans faire de faute !!
Aujourd’hui ce métier n’existe quasiment plus tel quel.
L’arrivée de l’informatique et des logiciels de traitement de texte, a fait que ce métier a considérablement évolué vers des postes d’assistantes administratives, à qui on peut cela dit toujours demander de taper un courrier, mais qui se voient confier d’autres tâches.
Les pavés des adresses de votre courrier :
En haut à gauche : on retrouve vos coordonnées c’est-à-dire votre prénom et votre nom (dans cet ordre, sans Madame ou Monsieur avant) et votre nom en majuscule ; puis votre adresse complète.
Un peu en dessous à droite: ce sont les coordonnées du destinataire avec les mêmes informations.
S’il s’agit d’une entreprise et que vous vous adressez à une personne en particulier, vous devez d’abord préciser le nom de l’entreprise, puis sur la deuxième ligne le nom de la personne. Ce pavé doit être à 9 cm du bord gauche de votre feuille. Pour cela vous devez dans la règle qui se trouve en haut de la page cliquer sur le « 9 ».
Voici un visuel de cette règle :
Si la règle n’est pas affichée, vous pouvez la faire apparaitre en allant dans l’onglet « affichage » et en cliquant sur « règle » :
La date et l’objet du courrier :
Ensuite vient la date, qui va être juste en dessous du pavé des coordonnées du destinataire. Tout d’abord la ville, puis la date du jour où le courrier sera posté (et pas forcément rédigé).
Puis l’objet de votre courrier, il s’agit de quelques mots résumant le courrier, comme par exemple : Réclamation ou Demande de rendez-vous, etc…
Le courrier lui-même :
Votre courrier doit commencer par un « Bonjour », politesse oblige !
Donc soit, vous connaissez le nom de la personne (et vous l’avez mis en destinataire de votre courrier) et vous pouvez le ou la nommer : Monsieur xxxx ou Madame yyyy, notez que Monsieur ou Madame sont en toutes lettres, par d’abréviation s’il vous plait !!!, soit vous ne connaissez pas son nom et dans ce cas c’est le fameux « Madame, Monsieur ».
Ensuite le corps de votre courrier : il doit être aéré et agréable à lire.
Usez et abusez des paragraphes et retours à la ligne. L’astuce c’est 1 paragraphe = 1 idée.
Par exemple, le premier paragraphe peut concerner l’objet de votre courrier, le deuxième paragraphe le rappel des faits ou la motivation de votre demande et le troisième paragraphe ce que vous attendez de la part du destinataire de votre courrier.
Il y a tellement de courriers différents, tout dépend de son objet, de la personne à qui vous vous adressez et de ce que vous demandez. Il est difficile de tout lister. Mais prenez le temps de réfléchir à ce que vous voulez dire. N’hésitez pas à faire un premier « jet » et à revenir sur votre courrier plus tard. Bien souvent, c’est l’occasion de se rendre compte qu’une tournure de phrase n’est pas correcte ou ne correspond pas à ce que vous vouliez dire.
Par exemple pour la rédaction ce mes articles de blog. Je les écris, je les relis le lendemain et je les relis encore au moment de les poster.
La formule de politesse :
Viennent ensuite les formules de politesse, qui peuvent être précédées par une phrase du type « dans l’attente de votre retour concernant ce dossier » ou bien encore « je vous remercie de votre action sur mon dossier » selon le sujet abordé. Puis le célèbre mais néanmoins encore indispensable « Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur mes salutations distinguées ».
Attention pour les vrais puristes, il y a là aussi des règles à respecter : un homme adresse « ses sentiments respectueux » à une femme et une femme adresse « ses salutations distinguées » à un homme.
Mais aujourd’hui cette distinction est de moins en moins respectée, d’autant plus si vous ne connaissez pas la personne à qui vous adressez votre courrier. Vous pouvez donc utiliser celle qui vous convient le mieux.
Surtout faites très attention : dans la formule de politesse vous devez utiliser la même formulation que celle du destinataire de votre courrier. Par exemple si votre courrier s’adresse à Monsieur xxx, vous devez retrouver cette formulation dans la formule de politesse.
N’oubliez pas de signer votre courrier. Soit en notant juste votre nom (au même niveau que le pavé destinataire) soit, et c’est mieux, en ajoutant une signature manuscrite.
Visualisation d’un courrier:
Katia ROUANES
Assistante Administrative et Commerciale Indépendante
Adresse de l’expéditeur
NOM DE L’ENTREPRISE
Monsieur xxxxx
Adresse du destinataire
Lieu, date du jour
Objet : Demande de rendez-vous.
Monsieur xxxxx,
Paragraphe 1
Paragraphe 2
Paragraphe 3
Dans l’attente de votre retour,
Je vous prie d’agréer, Monsieur xxxxx, mes salutations distinguées.
Katia ROUANES
Quelques trucs et astuces d’assistante :
Relisez toujours votre courrier et mettez-vous à la place de votre destinataire : est-ce qu’on comprend quel est l’objet de votre courrier ? Est-ce qu’on comprend ce que vous attendez ?
Faites très attention aux fautes d’orthographe, personne n’en est à l’abri. La meilleure des formulations et la plus légitime des demandes perdent toute crédibilité s’il y a des fautes d’orthographes. Aujourd’hui, tous les logiciels de traitement de texte ont un correcteur d’orthographe intégré, alors utilisez le !
Petite règle de secrétariat pour les signes de ponctuation : il faut un espace après un signe simple (exemple : « , » « . ») et un espace avant et un espace après pour les signes doubles (exemple « : » « ? » « ! »). Regardez la ponctuation de cet article, normalement il n’y a pas d’erreur.
Soignez l’écriture sur l’enveloppe.
Classez votre courrier pour pouvoir le retrouver facilement : voir l’article sur le classement.
Nous allons aborder la gestion d’une boîte mail.
La gestion de la boîte mail est encore une des tâches au cœur du métier d’assistante. En général, une assistante reçoit beaucoup de mails, et sans un minimum de gestion, c’est-à-dire de tri, de classement, son métier devient très vite plus compliqué. Il est très difficile de la remplacer lorsqu’elle prend des congés parce qu’on ne retrouve aucun historique.
Aujourd’hui, quasiment tout le monde envoie et surtout reçoit des mails.
Cependant peu de personnes prennent le temps de classer leurs mails et de réellement paramétrer leur boîte mail. Pourtant c’est un gain de temps en mettant en place quelques règles.
Règles communes avec le classement :
Cela va prendre du temps, donc prévoyez une plage horaire assez longue pour que vous ne soyez pas obligé de vous interrompre et donc perdre votre efficacité.
Deuxième règle commune : il faut que vous soyez logique dans votre classement. Souvenez – vous, vous devez pouvoir retrouver votre document, ici en l’occurrence votre mail, rapidement.
Moi-même, j’utilise Gmail, autant personnellement qu’en tant qu’assistante. Ce n’est pas une messagerie professionnelle, mais elle propose des fonctions intéressantes suffisantes pour une gestion simple et rapide.
Même si vous utilisez une autre messagerie, celle de votre fournisseur d’accès Internet par exemple, les conseils dispensés ici pourront vous servir.
Information très importante :
En cas de changement d’opérateur Internet, vous n’aurez accès à vos mails chez votre ancien fournisseur que pendant 6 mois (c’est ce qu’exige la loi). Après cette date vous n’aurez plus accès à ces mails.
Je vous conseille donc de créer une boîte mail qui ne soit pas rattachée à votre fournisseur d’accès, comme Gmail ou Hotmail par exemple (je vous rassure je n’ai aucune action chez Google !), en tout cas une adresse que vous pourrez conserver pendant longtemps sans risque.
Méthodologie de classement :
De la même façon que pour le classement de documents informatiques, il faut tout d’abord créer des dossiers.
Par exemple un dossier « Banque », un dossier « Assurance », un dossier « Impôts ». Vous pouvez dans un premier temps créer quelques dossiers et au fur et à mesure que vous avancerez dans votre classement, vous pourrez en créer d’autre.
Vous pourrez par la suite créer des sous dossiers par année (pour les impôts par exemple), ou par type de contrat pour les assurances.
C’est votre logique qui primera. L’essentiel étant de retrouver l’information rapidement.
Lorsque vous avez créé vos dossiers, il faut alors reprendre tous vos mails et les glisser dans les dossiers correspondants. C’est à ce moment que vous allez déterminer quels sont les dossiers qu’il faut que vous rajoutiez.
C’est l’étape la plus longue et la plus fastidieuse.
C’est du classement pur et dur, tel qu’une assistante est amenée à le faire.
Je consulte mes boîtes mail tous les jours. Je suis une assistante, il est donc normal que j’ai cette fréquence pour mon activité. Mais c’est aussi vrai pour ma boîte mail personnelle. C’est une habitude professionnelle je pense !
Création d’un dossier :
Dans Gmail, un dossier s’appelle un libellé… ne me demandez pas pourquoi !!!
Donc vous cliquez sur « créer un libellé »
Puis vous devez le nommer, et éventuellement l’intégrer dans un autre libellé, cela deviendra alors un sous dossier d’un autre dossier.
Par exemple :
Mon dossier principal est GYM, mes sous dossiers ASH, Bureau et CODEP. Dans Bureau, il y a encore un sous dossier.
Cela fonctionne à l’infini, il vous suffit de préciser dans la fenêtre précédente dans quel dossier vous voulez imbriquer le sous dossier.
Vous pourrez par la suite modifier le nom du libellé, supprimer le libellé, ou le déplacer en cliquant sur « gérer les libellés ».
Personnalisation de votre boite mail :
L’engrenage en haut à droite vous donne accès à tous les paramètres de votre boîte mail.
Vous avez la possibilité de changer la couleur du thème de fond d’écran
Vous pouvez envoyer un message automatique qui indiquera à votre interlocuteur les dates auxquelles vous serez absent. Vous pouvez programmer la période pendant laquelle ce message sera envoyé.
Il est également possible de créer une signature qui apparaitra à la fin de chaque mail.
Par exemple voici la mienne qui apparaît dans chaque mail que j’envoie :
Un volet de lecture à droite ou en dessous de la boîte de réception peut être inséré.
Il y a beaucoup de fonctions et toutes les citer et les expliquer serait un peu fastidieux.
Explorez, soyez curieux !
Mais faites attention à ce que vous modifiez, de façon à pouvoir revenir en arrière si cela ne vous convient pas.
Il y a également la possibilité d’identifier les mails selon leur sujet grâce à des icônes.
Sélectionnez les icônes que vous souhaitez utiliser.
Il vous suffit ensuite de cliquer sur l’étoile qui apparait à gauche devant vos mails dans la boîte de réception.
Ainsi chaque mail sera identifié.
C’est une fonction très pratique.
Lorsque plusieurs personnes consultent la boîte mail vous pouvez ainsi décider d’attribuer une couleur à chaque collaborateur. Celui-ci saura ainsi immédiatement quels mails il doit traiter. En principe, c’est votre assistante administrative qui s’occupera de gérer votre boîte mail et qui accolera les icônes aux mails.
Il faut absolument que tous les collaborateurs soient informés des codes couleurs, sinon cela va rapidement être incompréhensible et contre-productif.
Si vous êtes seuls à utiliser cette boîte mail, cela peut vous permettre d’identifier l’interlocuteur et ainsi le degré d’urgence du traitement. Par exemple le bleu pour les mails qui concernent les fournisseurs, le rouge pour la banque, etc.
Quelques conseils et astuces :
Je vous conseille de consulter régulièrement votre boîte mail.
Faîtes régulièrement votre classement et ne vous faîtes pas de nouveau déborder.
Vérifiez régulièrement vos spams (les messages indésirables) : certains mails y sont directement dirigés alors qu’ils ne sont pas indésirables.
Personnalisez votre boîte mail : certains paramètres peuvent réellement vous simplifier la gestion et ainsi d’optimiser le temps de traitement des mails.
Dernier petit conseil : videz régulièrement la corbeille !
Le classement est une des fonctions d’une assistante.
Le but du classement : retrouver instantanément LE papier dont on a besoin évidemment toujours en urgence, sinon ce n’est pas drôle.
Pour beaucoup, même chez les assistantes, c’est une tâche rébarbative, mais moi j’adore !!
Je pense que c’est un excellent moyen de faire le point.
Si j’ai une décision à prendre, je trie, je range, je classe et soudain la solution apparaît comme par magie.
En ce qui me concerne, aussi bien en tant qu’assistante que personnellement, chercher un papier pendant des heures a le don de m’agacer au plus haut point.
Mais revenons à notre sujet.
Quelques conseils avant de commencer
Il faut s’y mettre quand on a le temps, parce que la première étape demande du temps.
Le deuxième conseil est de faire preuve de patience, il va en falloir mais c’est pour la bonne cause, rappelez – vous de l’objectif !
Le troisième conseil est de le prendre comme un jeu, une réussite par exemple : vous connaissez ce jeu de carte où il faut placer la bonne carte à la suite de l’autre ?
Le quatrième conseil, prévoyez des boîtes et des chemises dans lesquelles vous allez ranger tous ces papiers.
Et le petit bonus… il faut penser que n’importe qui cherchant un document à votre place doit pouvoir le trouver.
C’est un conseil qui s’applique beaucoup plus pour les professionnels, mais cela peut aussi concerner les particuliers.
Donc soyez logique dans votre classement.
Classement de documents papier :
Donc maintenant passons à la méthodologie.
Selon mon expérience d’assistante, la meilleure solution est un classement par type de documents puis par année et par mois.
Vous vous retrouvez devant tous ces papiers à classer.
Il peut y avoir des factures (électricité, téléphone, gaz, eau, etc…), des quittances de loyer, des courriers reçus de l’administration (des impôts, de la CAF, de la Sécurité Sociale).
Pour les professionnels, on multiplie tout cela par deux, bien évidemment !
Et en plus on rajoute les documents URSAFF, les devis, les factures parce qu’on ne peut pas tout dématérialiser.
1ère étape :
Il faut faire des tas : un tas pour les factures d’électricité, un tas pour les factures de gaz, un tas pour les quittances, un tas pour les courriers administratifs, etc…
On se retrouve avec des tas de tas… oui je sais elle est facile !
Déjà ça fait moins peur, on commence à y voir un peu plus clair.
2eme étape :
Puis il faut trier chaque tas par année, et ensuite pour chaque année un classement par mois.
Si ce sont des documents que vous recevez annuellement, pas besoin de l’étape classement par mois.
Ce qui fait qu’au final pour chaque type de documents vous allez avoir toutes les factures classées par année puis par mois.
3eme étape :
Il vous faut ensuite ranger tous ces documents dans des chemises.
Je vous conseille d’en choisir de couleurs différentes, une couleur pour chaque type de documents. En plus, les chemises sont souvent vendues par couleurs assorties.
Notez sur la chemise ce dont il s’agit. Pas besoin d’un long discours : simple, rapide et efficace.
4eme étape :
C’est la dernière étape : elle va être de ranger chaque chemise dans une boîte archive.
Notez scrupuleusement sur chaque boîte les chemises qu’elle contient.
Attention à ne pas surcharger vos boîtes archives, il faut pouvoir enlever les chemises une par une.
Il serait dommage qu’après tous ces efforts vous ne sachiez plus dans quelle chemise et dans quelle boîte vous avez rangé le fameux document dont vous avez besoin tout de suite et maintenant.
Voilà, félicitations vous avez terminé votre classement !!!
Vous êtes une assistante en herbe.
Voyez ce n’est pas difficile. C’est juste un peu long au début.
Mais une fois que toutes les chemises et les boîtes archive sont créées, tout est facile, il suffit de ranger au fur et à mesure. Mais attention ne vous laissez pas de nouveau débordé, restez vigilent sur la fréquence de classement.
Petites astuces :
Préférez des boîtes archive en plastique plutôt qu’en carton, elles ne se déchireront pas !!
Mettez dans la même boîte les chemises dont vous allez vous servir tous les mois. Pensez à garder à portée de mains au moins cette boîte – là. Vous pouvez mettre les autres dans un endroit moins accessible. Mais pas trop éloigné tout de même !
A la fin de l’année, vous n’avez plus qu’à ranger vos boîtes archive en notant bien évidemment l’année concernée.
Pour la nouvelle année, il faut créer de nouvelles chemises et monter de nouvelles boîtes archive.
Classement de documents informatiques :
Là aussi le maître mot est la logique.
De la même manière vous allez créer des dossiers (l’équivalent de nos boîtes archive) et des sous dossiers (l’équivalent de nos chemises).
Cette fois ci, nous procédons à l’inverse : nous créons d’abord les dossiers et ensuite nous y glisserons les documents.
La première étape est donc de créer un dossier par type de documents.
Dans ce dossier vous créez un sous dossier pour l’année.
Par exemple : un dossier « quittance de loyer », puis un sous dossier « année 2022 ».
La deuxième étape est d’enregistrer dans ce dossier tous les documents concernés.
Là aussi cela peut être long et fastidieux dans un premier temps lorsqu’il faut tout créer, mais ensuite le classement sera très rapide.
Pour les professionnels, il est conseillé de séparer les documents professionnels des documents personnels.
Donc en amont de la création de ces dossiers, créez un dossier « pro » et un dossier perso ».
De cette manière, vous retrouverez plus facilement les documents.
Je vous conseille vivement d’enregistrer vos dossiers sur un disque dur externe et pas, ou alors pas uniquement, sur le disque dur de votre ordinateur.
Un ordinateur, surtout un portable peut avoir un problème et « griller » et dans ce cas tous vos fichiers sont perdus.
C’est très stressant, et même si on peut récupérer des documents, tout ne peut pas l’être.
Donc, soit vous travaillez directement à partir d’un disque dur externe, soit vous pensez à régulièrement sauvegardez sur ce disque.
Cela fera partie d’un autre article sur l’aide à l’utilisation de logiciels bureautique.
La Relation Commerciale est primordiale dans un contexte économique de plus en plus tendu. Il faut savoir se différencier de ses concurrents.
Une Assistante Commerciale Indépendante saura vous aider à mettre en place des outils et des moyens pour établir une relation solide et pérenne.
Accueil physique et /ou téléphonique : sur site ou en distanciel.
Avant de parler prospection, devis, facture etc., il y a un point extrêmement important c’est l’accueil. Qu’il soit physique ou téléphonique il est très important qu’il soit de qualité.
Vous l’avez sans doute entendu dire, et vous l’avez sans doute aussi testé vous-même, quelqu’un qui sourit au téléphone on l’entend. Donc si on entend un sourire, on entend aussi quand la personne fait autre chose tout en répondant au téléphone. Bien sûr, nous prétendons tous pouvoir faire deux choses en même temps (et j’en fais bien sûr partie), donc ça ne va pas dire que vous ne pouvez pas parler avec votre interlocuteur mais ça veut dire qu’il va s’en rendre compte, et ce n’est pas une sensation agréable ni pour un client ni pour qui que ce soit.
Une assistante passe beaucoup de temps au téléphone et au cours de ses expériences, elle a appris à répondre au téléphone c’est-à-dire à se présenter et à présenter son entreprise. Cela permet au client de savoir qu’il a composé le bon numéro.
Il en va de même pour les appels sortants (c’est-à-dire ceux émis par l’entreprise), il y a une façon de se présenter pour que l’interlocuteur identifie immédiatement la personne qui le contacte.
Concernant l’accueil physique, là aussi la façon d’accueillir les clients est très révélateur de l’ambiance dans une entreprise et la façon dont les clients sont considérés.
Personnellement, si la personne qui se trouve à la réception ne lève même pas les yeux quand je rentre dans la pièce, ce n’est pas bon signe. Je conçois que cette personne puisse être occupée bien sûr, être au téléphone ou en train de répondre à un autre client, mais dans ce cas-là, un regard avec un sourire me montrant qu’elle m’a vu est déjà de bons augures.
Donc demandez à vos équipes de soigner l’accueil. Une 1ère bonne impression peut aboutir à une 1ère commande !
Gestion des devis.
Avant de réaliser un devis, il est important de bien identifier les besoins du client. J’aime beaucoup cette phrase parce qu’à mon avis elle résume très bien ce qui doit être fait : écouter le client et répondre à son attente.
Ensuite vous ou votre Assistante Indépendante allez rédiger le devis. Vous connaissez sans doute les informations qui doivent impérativement figurées sur le devis, ce n’est pas l’objet de cet article.
Un des meilleurs moyens de suivre vos devis est de construire un tableau Excel qui reprendra l’ensemble des informations : le numéro de devis, le nom du client et ses coordonnées, un bref descriptif de la prestation, le montant et la date.
Grâce à ce tableau, vous saurez exactement quels sont les devis en attente qui n’ont pas été signés par le client. Vous pourrez ainsi rappeler les clients et peut être identifier les raisons pour lesquelles il n’a pas signé. Il faut bien évidemment que vous remplissiez ce tableau à chaque fois que vous faîtes un devis. Cela prend du temps, mais c’est un excellent moyen.
Conservez bien sûr une trace du devis que vous avez réalisé. Un prochain article évoquera le classement.
Gestion des factures.
Ce même fichier peut vous servir à gérer vos factures.
Il vous suffit de rajouter des colonnes avec le numéro de la facture et la date d’édition et toutes les informations concernant le règlement (montant HT et TTC, date et moyen de règlement).
Cela vous permettra de connaître le nombre de devis qui aboutissent à une commande.
Ce tableau peut très vite comporter beaucoup de colonnes.
Il sera alors peut être judicieux de le scinder en deux : un tableau avec les informations concernant les devis et un autre avec les informations concernant les factures.
Le point d’entrée commun étant le nom du client, vous pourrez retrouver toutes les informations.
C.R.M.
Les CRM (Customer Relationship Management ou Gestion de la Relation Client) sont des logiciels qui gèrent toute la relation client dans son ensemble.
Il en existe beaucoup sur le marché.
L’avantage de ce type de logiciel et que, s’il est correctement référencé et régulièrement mis à jour, il vous permet de gagner du temps sur les tâches chronophages.
Il vous permet de vous constituer une base de prospects. Puis de faire évoluer ces prospects en client potentiel lorsque vous avez établit le premier devis et ensuite en client lorsque vous émettez la première facture.
Si tout est correctement paramétré, vous pouvez même basculer ces contacts sur votre messagerie électronique et ainsi encore une fois gagner du temps.
C’est un outil fiable et offrant de multiples possibilités s’il est utilisé à bon escient.
Une Assistante Indépendante pourra vous aider à constituer la base de données (avec vos clients actuels et en faisant de la prospection) et à la mettre à jour régulièrement.
L’enquête de satisfaction.
Une fois que la prestation ou les travaux ont été réalisés, il est toujours très intéressant de reprendre contact avec le client quelques temps plus tard.
Cela valorise la relation client. Celui-ci se sent écouter (et il faut que ce sentiment soit réel) et c’est l’occasion pour lui de faire quelques remarques, qui dans la majorité des cas, seront faites gentiment puisque c’est vous qui le contacter. Cela vous permet en outre de faire un contrôle qualité de votre produit ou de votre prestation et de vous améliorer.
C’est, en plus, un excellent moyen de réaliser une autre vente. Un ami me disait que dans la moitié des cas, à cette occasion, ces clients repassent une commande.
Conclusion.
Le but de la relation commerciale est d’avoir des clients bien sûr, mais également de les fidéliser en ayant un suivi presque personnalisé et ainsi augmenter notre chiffre d’affaires et par la même de mieux vivre de notre activité.
Cette relation peut se détériorer et même cesser. D’un point de vue légal, les contrats permettent de se protéger d’une rupture brutale, il existe des préavis.
Mais passés ces délais légaux, la relation peut prendre fin.
Il faudra alors analyser les raisons de cette rupture et soit trouver des solutions aux désaccords, soit trouver de nouveaux clients pour combler la perte de chiffre d’affaires.