Comme annoncé il y a quelques semaines, je poursuis mes articles d’assistance bureautique sur les principaux logiciels de bureautique.
Après Word, nous allons parler d’Excel.
Excel est un tableur. Cela signifie qu’il permet de faire des tableaux qui comporteront des formules de calculs plus ou moins complexes. Excel vous permet également de comparer des données en les mettant en corrélation les unes avec les autres au travers de tableaux, les fameux tableaux croisés dynamiques.
Dans cet article et dans le suivant, je vais vous expliquer les principales règles de base d’Excel en matière de mise en page des cellules en faisant un paragraphe pour chaque fonction.
Grâce aux copies d’écran, vous aurez des visuels qui vous permettront de retrouver comment appliquer ces conseils.
Il s’agit d’une prise en main rapide pour vous permettre de produire des documents qui vous aideront dans le suivi de votre activité.
Je vous montrerai les principales formules et comment les mettre en place dans l’article suivant.
Nous voilà donc partis pour au moins 3 articles sur Excel. Et je vous assure qu’il le mérite.
Je ne vais pas reprendre le même système que pour Word en détaillant chaque onglet.
D’une part, j’aurais l’impression de faire deux fois la même chose (on retrouve les mêmes onglets pour la mise en page et l’impression) et cela va m’ennuyer.
Et d’autre part, parce que je pense que Excel est tellement complexe que cela ne vous apportera rien de très concret et ce n’est pas le but de ces articles, vous le savez maintenant.
Je vais essayer, comme d’habitude d’être claire et synthétique.
Vous le savez maintenant si vous avez besoin d’informations ou de formations complémentaires, contactez – moi.
Chaque cellule a un nom différent. Cela vous permettra de les identifier dans vos formules de calcul.
Vous pouvez saisir votre information dans la barre de tâche ou directement dans la cellule.
La lettre correspond à une colonne et le chiffre à une ligne.
Voici la barre de tâche :
Tapez votre chiffre dans la première cellule.
Placez votre souris dans le coin en bas à droite de la cellule, jusqu’à ce qu’une grosse croix noire apparaisse.
Maintenez le clic et glissez vers le bas.
Toutes les cellules que vous aurez sélectionnées porteront le même chiffre.
C’est-à-dire afficher des chiffres qui se suivent.
Tapez les 3 premiers chiffres de votre série.
Sélectionnez ces cellules.
Cherchez la croix noire dans le coin en bas à droite/
Faîtes glisser vers le bas jusqu’à ce que le dernier chiffre que vous souhaitez apparaisse.
Excel est suffisamment intelligent pour comprendre l’écart que vous voulez entre les chiffres. Il vous suffit de renseigner correctement les trois premières lignes.
Dans cet exemple, le texte déborde de la cellule.
Ce n’est pas exploitable parce que si vous saisissez du texte dans la cellule B1, une partie du texte de la cellule A1 disparaitra :
Il faut donc redimensionner la cellule pour que tout le texte s’affiche.
Pour cela double-cliquez sur le trait qui sépare les 2 cellules au niveau des lettres (pas dans le document lui-même).
La cellule se mettra automatiquement aux dimensions qui permettront que tout le texte s’affiche.
Mais si le texte est long, cela va vite devenir ingérable.
Heureusement, il existe une solution : « Renvoyer à la ligne automatiquement » dans l’onglet Accueil, dans le pavé Alignement.
Si vous le laissez tel quel, la moitié du texte est tronqué. On est d’accord sur le fait que c’est tout sauf pratique !!
Double-cliquez ensuite sur le trait qui s’épare les cellules au niveau des chiffres, et là encore les dimensions de la cellule s’ajusteront.
Fusionner et centrer
Fusionner deux cellules veut dire que le texte apparaitra dans une cellule qui en fait en regroupera plusieurs.
Dans cette copie d’écran, le titre est dans la cellule A1.
Cliquez sur Fusionner et Centrer, et après avoir sélectionner les cellules que vous voulez fusionner, le texte apparaitra au centre.
Vous pouvez sélectionner autant de cellules que vous voulez.
Cette fonction est intéressante pour des titres
Vous pouvez mettre ce titre en relief : vous retrouvez dans Excel les mêmes fonctions que dans Word dans l’onglet Accueil et le pavé Police.
A ce stade, notre document commence à prendre forme.
Mais le texte n’est pas encadré. Les lignes que vous voyez ne s’imprimeront pas.
Il faut donc faire apparaître l’encadrement des cellules.
Sélectionnez les cellules que vous souhaitez encadrer.
Cliquez sur l’icône.
Choisissez le type de bordure que vous voulez.
Vous pouvez personnaliser l’encadrement et choisir une bordure différente pour une même cellule. Place à votre imagination !
Personnellement, j’aime mettre le titre bien apparent, je choisis donc les bordures épaisses et encadré le reste du texte par une bordure simple.
ATTENTION : c’est votre dernier choix qui sera appliqué à toute la cellule.
Par exemple, si vous encadrez d’abord le titre avec des bordures épaisses et ensuite le reste du texte en bordure simple, le trait inférieur de la cellule du titre redeviendra simple. Il faudra alors refaire l’encadrement de la cellule de titre. Rien de grave, mais cela oblige à revenir sur la cellule.
Si vous sélectionnez les lignes (en cliquant et en glissant sur les numéros de lignes) et que vous cliquez sur une bordure, elle sera appliquée à toutes les cellules de toutes les colonnes. Pensez à ne sélectionnez que les cellules de votre document pour ensuite appliquer les bordures.
Vous retrouvez les mêmes fonctions que dans Word : c’est-à-dire mettre le texte en gras, en italique ou de couleur.
Mais vous pouvez également alles plus loin dans la mise en page en colorant la cellule.
Vous pouvez également grossir votre texte en cliquant sur l’icône A
Cela modifie automatiquement le nombre dans la case à côté du type de police.
Vous pouvez aussi positionner votre texte à l’intérieur de la cellule en cliquant sur l’un des icones identifiés dans cette copie d’écran.
La 1ere ligne d’icone modifie le texte verticalement et la 2eme ligne horizontalement.
Rendez vous le mois prochain pour la suite…