Qu’est qu’une assistante administrative et commerciale indépendante ?
Certaines emploient le terme « assistante virtuelle », mais j’avoue je n’aime pas ce terme, je trouve que l’adjectif déshumanise ce métier, qui est pourtant à l’inverse essentiellement tourné vers les autres, donc vers l’humain. On peut également utiliser le terme d’assistante externe, mais celui-là non plus je ne l’aime pas beaucoup, car selon moi-même le temps s’une mission ponctuelle, on fait partie de l’entreprise.
Une assistante indépendante n’est, par définition, pas salariée de votre entreprise. C’est un partenaire, voire un fournisseur au même titre que ce qui vous fournissent le matériel pour exercer votre métier.
Elle vous apporte son aide et son expertise pour toutes vos tâches administratives au sens large (accueil téléphonique et physique, gestion de courrier papier, gestion de boîte mail, classement, archivage) et dans mon cas également pour votre développement commercial.
Elle peut également venir en renfort de votre équipe d’assistantes pour une mission particulière ponctuelle ou récurrente afin d’amener son expertise et même former vos équipes à un des aspects particuliers de ce métier si riche et varié.
Dans cet article, nous allons voir quels sont les avantages à signer un partenariat avec une assistante indépendante.
C’est un gain de temps et d’énergie pour vous.
En effet, il n’y a pas de recrutement, donc pas de CV à éplucher et à comparer.
Juste un devis à constituer lors d’une étude de vos besoins par l’assistante, mais c’est bien l’assistante qui va le rédiger, et à signer. Cela validera automatiquement des Conditions Générales de Vente qui vous seront bien sûr remises en même temps que le devis. Si l’assistante est sérieuse, ce document se trouvera sur son site Internet par souci de transparence.
Lorsque le devis est signé et que la prestation commence, il n’y a pas de management de votre part.
Vous êtes dans une relation de partenariat et non pas de subordination. Donc vous n’avez pas à gérer les absences, arrêts maladie ou congés payés.
De plus, vous n’avez pas à vous souciez de proposer des formations permettant la montée en compétence.
L’assistante est équipée de son propre matériel informatique qu’elle utilise soit lorsqu’elle est en distanciel ou en présentiel. Dans le cas d’une prestation en présentiel, vous devez mettre un bureau à disposition de l’assistante afin qu’elle puisse s’installer.
C’est donc l’assistante qui se charge elle-même d’avoir du matériel toujours fonctionnel et équipé des dernières versions des logiciels de bureautique.
Cependant si vous utilisez des logiciels spécifiques, l’assistante demandera peut-être à bénéficier de ces logiciels via votre connexion sans avoir à les acheter elle-même.
Vous pouvez également disposez dans vos locaux de matériel que vous pouvez mettre à disposition de l’Assistante Indépendante. Il peut s’agir de téléphone fixe dans le cas où la prestation comprend un accueil téléphonique, ou d’un bureau d’accueil si la prestation comprend également un accueil physique. Cela peut être également une imprimante.
Tous ces points seront évoqués lors de la signature du devis.
L’assistante qui souhaite devenir indépendante a généralement une expérience dans ce métier et peut ainsi vous apporter son expertise sur différentes problématiques.
De plus, par son statut d’indépendant, elle peut avoir plusieurs clients, ce qui lui permet, tout en gardant une discrétion professionnelle bien évidemment, de vous faire bénéficier de nouvelles compétences acquises lors de ses différentes missions.
L’assistante peut avoir une spécialisation, c’est-à-dire une expérience plus importante dans un des différents métiers de l’assistanat.
En ce qui me concerne, j’ai été assistante achat, assistante commerciale, assistante de gestion, assistante de service client), je suis donc spécialisée dans la relation client au sens large.
L’assistante, particulièrement celle qui a une expérience en tant qu’assistante commerciale, peut vous aider à valoriser la relation client. Par relation client on entend toutes les étapes de la vente que ce soit d’un produit ou une prestation. Cela passe de la prospection, à l’identification du besoin du client, puis à l’élaboration du devis et sa relance éventuelle, éventuellement l’achat du matériel (et donc le règlement de cette facture), ensuite la facture et toute la gestion qui en découle et enfin le service après-vente, c’est-à-dire de recontacter le client une fois que la prestation ou les travaux sont réalisés afin de savoir si tout va bien.
Peu d’entrepreneurs réalise cette sorte d’enquête de satisfaction, souvent par manque de temps.
Cette dernière étape est pourtant essentielle.
Elle donne au client, et à juste titre, le sentiment d’être pris en considération parce que c’est pour lui l’occasion de s’exprimer. Dans ce cas, les remarques sont rarement acerbes, et même si le client a une remarque à faire sur la prestation, cela se fait généralement de manière apaisée. Comme dit l’adage « mieux vaut prévenir que guérir », je suis tout à fait d’accord. Cela désamorce bon nombre de conflits.
Et croyez en mon expérience, qui croyez vous que le client va rappeler s’il a besoin d’une nouvelle prestation ? Vous évidemment par ce qu’on son sentiment restera positif même si tout ne s’est pas parfaitement bien passé.
Ma responsable de service client nous disait que l’on était, en tant qu’assistante de service client, le dernier maillon de la chaîne, mais surtout pas le maillon faible, le dernier contact avec le client avant la nouvelle commande.
Encore une tâche chronophage et énergétivore : la relance des impayés. Malheureusement, il y a des mauvais payeurs.
Cela peut très vite gangréner votre activité, car vous avez vous-même payer votre ou vos fournisseurs, vous avez réalisé la prestation, donc passé du temps et donc de l’argent, et pourtant votre client n’a pas payé la facture que vous lui avez présenté.
Le relancer prend du temps, il faut parfois passer plusieurs appels avant de joindre la personne.
Et parfois, vous renoncez.
Mais ce n’est pas normal.
Une assistante, et particulièrement commerciale, se chargera de ces relances.
Un ami auto entrepreneur me disait que le poste de son assistante est entièrement financé par le recouvrement des impayés. Cela donne une idée de l’intérêt de cette tâche.
Une manière de désamorcer cette situation étant bien sûr l’enquête de satisfaction évoqué dans le paragraphe précédent.
Vous le comprenez grâce à tous ces avantages, la collaboration avec une assistante administrative et commerciale indépendante est une véritable valeur ajoutée.
Cela vous permet de vous concentrer sur le cœur de votre métier et de déléguer toutes ces tâches chronophages et énergétivores à une personne expérimentée et qualifiée.