Je vais continuer dans cet article à vous expliquer les règles de base d’Excel.
Comme le mois dernier, il s’agit de vous aider à construire un document et à le mettre en page.
Puis ensuite à l’exploiter au mieux.
Assistance bureautique parce que vous pouvez sélectionner l’information dont vous avez besoin.
A l’origine il ne devait y avoir qu’un seul article de ce type, mais encore une fois, les fonctions d’Excel sont tellement infinies, que cela mérite un autre article rien que pour ce sujet.
Reprenons là où nous nous étions arrêtés.
Vous pouvez trier vos données par ordre alphabétique grâce à l’icône dans la barre de tâche.
Vous avez le choix entre un ordre alphabétique normal ou inversé.
ATTENTION : il faut que vous sélectionner l’intégralité de votre document, c’est-à-dire toutes les lignes et toutes les colonnes, avant de lancer le tri.
Dans les dernières versions, une fenêtre apparait.
Dans cette copie d’écran je n’ai sélectionné que la colonne A, et lorsque j’ai cliqué sur « Trier », voici la fenêtre qui est apparue.
Donc si je choisis l’option « Etendre la sélection », toutes les colonnes seront prises en compte.
Même si le tri est fait à partir des données de la colonne A, les données des autres colonnes restent rattachées à la ligne d’origine. Tout va bien, les données sont cohérentes.
Mais si je ne choisis de ne pas « Etendre la Sélection » et donc de choisir « Continuer avec la sélection en cours » c’est-à-dire juste la colonne A, voici ce qui se passe :
Voyez le bazar que ça a mis : Annie Cordy se retrouve avec les titres de Michel Jonasz et Prince chante les titres de Richard Gotainer. Ça ne va pas du tout !!! Mais voyez, il faut sélectionner volontairement un autre choix que celui que propose Excel par défaut (celui qui laisse tout en ordre).
Rappelez vous l’icône Retour Arrière si vraiment vous vous êtes trompés.
Le filtre peut vous aider à rechercher une information.
Lorsque votre document comporte beaucoup de lignes et que vous voulez savoir quelles sont toutes les données pour un même nom, en appliquant un filtre sur la ligne de titre, vous pourrez faire une sélection très rapide.
Positionnez vous sur la ligne de titre.
Cliquez sur « Filtre » dans l’onglet Accueil, le pavé Edition
Des flèches apparaitront sur la ligne de titre.
En cliquant sur cette flèche, un menu déroulant apparait
Pour désélectionner tout, cliquez sur « Sélectionner Tout », toutes les cases se décochent.
Vous pouvez alors choisir ce que vous souhaitez voir afficher en cliquant dans le carré associé au nom.
Dans la copie d’écran ci-dessous, j’ai coché « ABBA » et voilà ce qui apparait.
Vous voyez qu’alors la flèche s’est transformée en entonnoir.
Cela vous signale qu’un filtre est appliqué sur cette colonne et que l’affichage n’est donc pas complet.
Pour réafficher toutes les données, recliquez sur l’entonnoir et cliquez sur sélectionner tout.
Toutes les données réapparaitront.
Excel vous propose différents types de cellules selon les informations qu’elles contiennent.
Cela modifiera l’affichage du contenu de votre cellule.
Cela vous permet de rendre les informations plus lisibles et donc plus utiles pour votre document : toutes les cellules que vous aurez identifiés avec ce format, contiendront le même type d’information.
Si par exemple, je choisis le format de date 14/03/2012, chaque fois que je taperai une date, Excel la mettra dans ce format.
Pour une lecture plus facile de votre document, surtout si vous avez beaucoup de lignes ou de colonnes, vous pouvez « figer les volets ».
C’est-à-dire que la ligne que vous aurez choisie apparaitra toujours même si vous vous déplacez dans le document.
Pour cela, allez dans « Affichage » et cliquez sur « Figer les Volets », choisissez alors ce que vous voulez garder afficher.
Comme il vous l’est bien précisé, il faut bien sélectionner la ligne ou la colonne que vous souhaitez conserver à l’affichage.
Voyez dans la copie d’écran ci-dessous j’ai figé la 1ere ligne.
Ainsi, même lorsque je descends dans mon document, la première ligne apparait toujours.
Pour retirer cette fonction, il vous suffit de « Libérer les volets »
Lorsque vous avez un document qui comporte beaucoup de lignes, et que vous allez imprimer ce document, vous pouvez dupliquer la ligne de titre pour qu’elle apparaisse sur toutes les pages imprimées.
C’est pratique, et surtout cela rend votre document beaucoup plus lisible.
Ainsi dans cet exemple, j’ai sélectionné la ligne 1 dans le champ « ligne à répéter ».
Vous pouvez n’imprimer qu’une partie de votre document.
Cette fonction est intéressante si votre document contient beaucoup de lignes et de colonnes.
Attention : Il faut d’abord sélectionner ce que vous voulez imprimer et ensuite dans l’onglet mise en page, cliquez sur l’icône « Zone d’Impression »
Ainsi vous constatez que lorsque je vais dans « fichier » et « imprimer », seule la zone que j’ai sélectionnée est visible dans l’aperçu avant impression.
Vous avez la possibilité de n’imprimer que certaines feuilles ou le classeur entier, c’est ainsi qu’est appelé l’ensemble du document lorsque celui-ci comporte plusieurs pages. A vous de choisir.
Vous pouvez mettre le document à l’échelle, c’est-à-dire faire en sorte que tout le document s’imprime sur une seule feuille. C’est pratique lorsqu’il n’y a qu’une ligne ou deux, ou qu’une colonne ou deux sur une autre page, mais attention, cela réduira forcément la taille des caractères et rendra peut-être votre document illisible.
L’aperçu avant impression vous donnera une idée de ce qui sera imprimer et de quelle façon : rien à faire il s’affiche automatiquement, mais prenez le temps de bien regardé ce que ça donne à l’écran, ainsi que le nombre de pages.
Elle me semble très intéressante.
Vous pouvez enregistrer votre document sur le Cloud, et ensuite donner les droits d’accès à ce document à la personne de votre choix.
Cela facilite grandement le travail avec une assistante lorsque vous n’êtes pas connectés au même ordinateur.
Souvent gratuit, parfois payant, c’est une excellente solution pour mettre à l’abri certains documents sensibles ou précieux.
Attention toutefois aux coûts qui peuvent être assez prohibitifs surtout lorsqu’ils sont associés avec d’autres services comme la sauvegarde automatique ou la restauration de fichiers en cas de problèmes de perte de données.
Il y a encore beaucoup de choses à vous montrer sur les possibilités d’Excel en matière de personnalisation de l’affichage et sur les possibilités de tri, filtre, format de cellule, quadrillage, zone d’impression et insertion de document, de graphiques et de feuilles.
Il est impossible de tout vous montrer. Donc encore et toujours contactez moi pour mettre en place vos documents.