Nous allons aborder la gestion d’une boîte mail.
La gestion de la boîte mail est encore une des tâches au cœur du métier d’assistante. En général, une assistante reçoit beaucoup de mails, et sans un minimum de gestion, c’est-à-dire de tri, de classement, son métier devient très vite plus compliqué. Il est très difficile de la remplacer lorsqu’elle prend des congés parce qu’on ne retrouve aucun historique.
Aujourd’hui, quasiment tout le monde envoie et surtout reçoit des mails.
Cependant peu de personnes prennent le temps de classer leurs mails et de réellement paramétrer leur boîte mail. Pourtant c’est un gain de temps en mettant en place quelques règles.
Cela va prendre du temps, donc prévoyez une plage horaire assez longue pour que vous ne soyez pas obligé de vous interrompre et donc perdre votre efficacité.
Deuxième règle commune : il faut que vous soyez logique dans votre classement. Souvenez – vous, vous devez pouvoir retrouver votre document, ici en l’occurrence votre mail, rapidement.
Moi-même, j’utilise Gmail, autant personnellement qu’en tant qu’assistante. Ce n’est pas une messagerie professionnelle, mais elle propose des fonctions intéressantes suffisantes pour une gestion simple et rapide.
Même si vous utilisez une autre messagerie, celle de votre fournisseur d’accès Internet par exemple, les conseils dispensés ici pourront vous servir.
En cas de changement d’opérateur Internet, vous n’aurez accès à vos mails chez votre ancien fournisseur que pendant 6 mois (c’est ce qu’exige la loi). Après cette date vous n’aurez plus accès à ces mails.
Je vous conseille donc de créer une boîte mail qui ne soit pas rattachée à votre fournisseur d’accès, comme Gmail ou Hotmail par exemple (je vous rassure je n’ai aucune action chez Google !), en tout cas une adresse que vous pourrez conserver pendant longtemps sans risque.
De la même façon que pour le classement de documents informatiques, il faut tout d’abord créer des dossiers.
Par exemple un dossier « Banque », un dossier « Assurance », un dossier « Impôts ». Vous pouvez dans un premier temps créer quelques dossiers et au fur et à mesure que vous avancerez dans votre classement, vous pourrez en créer d’autre.
Vous pourrez par la suite créer des sous dossiers par année (pour les impôts par exemple), ou par type de contrat pour les assurances.
C’est votre logique qui primera. L’essentiel étant de retrouver l’information rapidement.
Lorsque vous avez créé vos dossiers, il faut alors reprendre tous vos mails et les glisser dans les dossiers correspondants. C’est à ce moment que vous allez déterminer quels sont les dossiers qu’il faut que vous rajoutiez.
C’est l’étape la plus longue et la plus fastidieuse.
C’est du classement pur et dur, tel qu’une assistante est amenée à le faire.
Je consulte mes boîtes mail tous les jours. Je suis une assistante, il est donc normal que j’ai cette fréquence pour mon activité. Mais c’est aussi vrai pour ma boîte mail personnelle. C’est une habitude professionnelle je pense !
Dans Gmail, un dossier s’appelle un libellé… ne me demandez pas pourquoi !!!
Donc vous cliquez sur « créer un libellé »
Puis vous devez le nommer, et éventuellement l’intégrer dans un autre libellé, cela deviendra alors un sous dossier d’un autre dossier.
Par exemple :
Mon dossier principal est GYM, mes sous dossiers ASH, Bureau et CODEP. Dans Bureau, il y a encore un sous dossier.
Cela fonctionne à l’infini, il vous suffit de préciser dans la fenêtre précédente dans quel dossier vous voulez imbriquer le sous dossier.
Vous pourrez par la suite modifier le nom du libellé, supprimer le libellé, ou le déplacer en cliquant sur « gérer les libellés ».
L’engrenage en haut à droite vous donne accès à tous les paramètres de votre boîte mail.
Vous avez la possibilité de changer la couleur du thème de fond d’écran
Vous pouvez envoyer un message automatique qui indiquera à votre interlocuteur les dates auxquelles vous serez absent. Vous pouvez programmer la période pendant laquelle ce message sera envoyé.
Il est également possible de créer une signature qui apparaitra à la fin de chaque mail.
Par exemple voici la mienne qui apparaît dans chaque mail que j’envoie :
Un volet de lecture à droite ou en dessous de la boîte de réception peut être inséré.
Il y a beaucoup de fonctions et toutes les citer et les expliquer serait un peu fastidieux.
Explorez, soyez curieux !
Mais faites attention à ce que vous modifiez, de façon à pouvoir revenir en arrière si cela ne vous convient pas.
Il y a également la possibilité d’identifier les mails selon leur sujet grâce à des icônes.
Sélectionnez les icônes que vous souhaitez utiliser.
Il vous suffit ensuite de cliquer sur l’étoile qui apparait à gauche devant vos mails dans la boîte de réception.
Ainsi chaque mail sera identifié.
C’est une fonction très pratique.
Lorsque plusieurs personnes consultent la boîte mail vous pouvez ainsi décider d’attribuer une couleur à chaque collaborateur. Celui-ci saura ainsi immédiatement quels mails il doit traiter. En principe, c’est votre assistante administrative qui s’occupera de gérer votre boîte mail et qui accolera les icônes aux mails.
Il faut absolument que tous les collaborateurs soient informés des codes couleurs, sinon cela va rapidement être incompréhensible et contre-productif.
Si vous êtes seuls à utiliser cette boîte mail, cela peut vous permettre d’identifier l’interlocuteur et ainsi le degré d’urgence du traitement. Par exemple le bleu pour les mails qui concernent les fournisseurs, le rouge pour la banque, etc.
Je vous conseille de consulter régulièrement votre boîte mail.
Faîtes régulièrement votre classement et ne vous faîtes pas de nouveau déborder.
Vérifiez régulièrement vos spams (les messages indésirables) : certains mails y sont directement dirigés alors qu’ils ne sont pas indésirables.
Personnalisez votre boîte mail : certains paramètres peuvent réellement vous simplifier la gestion et ainsi d’optimiser le temps de traitement des mails.
Dernier petit conseil : videz régulièrement la corbeille !