Nous continuons notre exploration des fonctions d’Excel.
Il s’agit du 3ème et dernier article sur Excel
Après vous avoir présenté comment mettre en forme votre document, dans cet article je vais vous indiquer comment rédiger vos formules de calcul.
Encore une fois les possibilités de calcul d’Excel sont infinies, il est très difficile de vous en montrer toute l’étendue.
Outre les formules, il y a les tableaux, les graphiques et les recherches.
Vous retrouverez le même principe que dans les autres articles, un paragraphe une fonction.
Chaque formule commence par le signe =.
Le nom des cellules est déterminé par une lettre (la colonne) et un chiffre (la ligne).
Dans chaque cellule, vous avez la possibilité de poser une formule de calcul.
Les cellules concernées par votre calcul sont entourées de pointillés.
Les différents onglets s’appellent des feuilles.
Un petit conseille : renommez-les par un nom qui résument bien les données qu’elles concernent.
Même si Excel est plus intuitif qu’auparavant, si vous ne respectez pas les règles de base, votre calcul ne se fera pas et ceci qui apparaitra dans votre cellule à la place du calcul :
Cela signifie qu’Excel ne comprend pas ce que vous avez écrit.
Réécrivez alors votre formule.
Vous souhaitez additionner les chiffres de la colonne A et des lignes 1 à 11.
3 possibilités
1/ Vous pouvez taper vous-même votre formule dans cette barre de tâches :
Taper = SOMME dans la cellule où vous voulez que la somme apparaisse.
Sélectionnez toutes les cellules que vous voulez additionner : cliquez sur la 1ère cellule et glisser vers le bas.
Les cellules additionnées sont surlignées en bleu.
2/ Utiliser la fonction formule dans l’onglet « Formules »
Une fenêtre apparait alors avec les cellules qui seront additionnées.
Cliquez sur Ok et magie le total apparait dans la cellule.
3/ Tapez =somme dans la barre de tâches et cliquez sur chaque cellule en ajoutant + entre chaque cellule.
Si vous cliquez sur le total, vous verrez les cellules qui sont additionnées
C’est intéressant seulement si vous ne voulez pas additionner toutes les cellules.
Le fait qu’il y ait déjà 3 solutions juste pour additionner 11 lignes, vous laissent imaginer l’étendu des possibilités d’Excel.
Le signe Multiplier dans Excel est l’astérisque qui se trouve sur votre clavier mais également sur votre pavé numérique « * ».
La lettre x n’est pas reconnue dans la formule de calculs.
Positionnez-vous dans une cellule et écrivez votre formule de calcul en respectant les règles de base
Sélectionnez les cellules concernées par votre formule, elles apparaîtront alors en couleur.
Puis une fois que vous avez saisi toute votre formule, faîtes « entrée » pour valider votre formule.
C’est le même principe que pour la multiplication.
Le signe Diviser est la barre, autrement appelé slash pour les puristes, dans votre pavé numérique : « / ».
Ce sont les principales formules de calcul.
Il est très difficile de vous faire un état de tous les calculs possibles sans multiplier les copies d’écran et sans tomber dans un déballage sans grand intérêt.
A partir de vos tableaux, vous pouvez transformer vos données en graphiques qui vous permettront d’avoir un visuel plus percutant.
Les principaux sont l’histogramme et le secteur.
L’histogramme, celui avec des abscisses et des ordonnées est représenté sous forme de colonnes.
Il vous permet de voir instantanément quelle est la valeur de cette donnée et de comparer deux données entre elles rapidement.
Le secteur, autrement appelé camembert, permet de voir instantanément la proportion de la valeur par rapport aux autres.
Vous avez la possibilité de les personnaliser à souhait, en modifiant les couleurs, l’épaisseur des traits, de mettre des effets 3D.
Là encore Excel vous permet de varier les plaisirs.
Un conseil :
Avant de lancer la création de votre graphique, vérifiez bien que vos données sont correctes et que vous avez bien sélectionné ce que vous vouliez qui soit pris en compte dans votre tableau.
Il est très facile de se retrouver avec des valeurs complètement fausses et du coup un affichage erroné.
Il serait dommage que vous ayez une super présentation mais que tous vos chiffres soient faux, non ?
Excel vous guide dans la mise en place de formules de calcul grâce à des fenêtres qui s’affichent.
À tout moment, vous pouvez cliquer sur l’onglet Aide et vous aurez alors accès à une multitude de didacticiels qui vous aideront.
Il existe de nombreux tutoriels sur différents supports vous permettant de vous entraîner ou vous aidant à la conception de vos documents.
N’oubliez pas que tous les calculs sont possibles mais qu’il faut avant tout que vous rentriez vos données.
C’est peut-être la partie la plus fastidieuse, et ça Excel ne peut pas le faire pour vous.
Même si comme nous l’avons vu dans les articles précédents il existe des astuces pour remplir plus vite les colonnes ou les lignes.
Soyez logique dans la dénomination de vos colonnes, de vos lignes et de vos feuilles.
Cela vous permettra de savoir où vous en êtes dans votre calcul.
Réfléchissez bien en amont à ce dont vous avez besoin et quels résultats vous voulez obtenir.
Faîtes attention à toujours bien sélectionner les données que vous voulez prendre en compte.
Ce sont les clés de la réussite avec Excel.
Dans l’onglet Fichier, vous trouverez des didacticiels qui vous permettent de prendre en main ce logiciel.
Cela va de la prise en main, jusqu’à des fonctions plus pointues comme le tableau croisé dynamique et la recherchev (qui vous permet de trouver un élément en fonction d’une autre donnée).
Ils sont très bien faits et très accessibles aux novices comme aux utilisateurs confirmés.
C’est pour cela que cet article est volontairement très succin sur toutes ces fonctions.
Nous avons terminé avec notre exploration d’Excel.
Je vous l’ai dit à maintes reprises, Excel a beaucoup de potentiel, mais il est difficile de le maîtriser totalement et de vous expliquer juste au travers d’articles de blog toutes ses possibilités.
Si vous avez besoin de mettre en place un tableau particulier avec des formules de calcul plus ou moins complexes, contactez-moi !
Le mois prochain, je vous parlerai de Power Point.