Encore une fois, je le précise, ceci n’est pas une formation sur Word, mais plutôt un passage en revue des fonctions, d’où le nom de l’article “Assistance Bureautique”.
Il s’agit du second article. Ce sera donc le dernier. Si je vous avais dit c’est le deuxième, cela aurait sous-entendu qu’il y en ait un troisième. Désormais, vous ne vous tromperez plus.
Nous nous étions arrêtés à l’onglet « insertion » lors du premier article.
Vous pouvez inclure un dessin ou une signature manuscrite dans votre document.
Il y a différents types de stylo avec des pointes différentes dont vous pouvez modifier l’épaisseur ainsi que la couleur en cliquant sur la flèche à droite de l’icône.
Là encore, explorez et testez, vous trouverez forcément ce qui vous convient.
Astuce : pour annuler, vous ne pouvez pas utiliser le retour arrière, soit vous utilisez la gomme, soit vous sélectionnez le dessin (il faut qu’il soit entouré d’un cadre) et vous utilisez la touche « Suppr » de votre clavier.
Il est possible de rajouter un arrière-plan à votre document, un quadrillage, comme s’il s’agissait d’une feuille. Fonction plutôt sympa si vous voulez rester dans le manuscrit.
La règle vous permettra de tracer un trait droit !!
Deuxième astuce : pour sortir du mode dessin, cliquez sur la flèche et vous reviendrez dans votre document.
Dans le pavé Mise En Page, vous avez la possibilité de mettre en forme votre document, en amont de la rédaction de celui-ci. Là encore, il n’est pas question de vous détailler tous les styles, vous pouvez les personnaliser grâce aux icônes couleur, police, espacement des paragraphes. Vous pouvez rajouter un filigrane, c’est-à-dire un mot qui apparaitra sur le fond de votre document. Vous connaissez ce système, il est souvent utilisé par les organismes officiels ou par les entreprises qui souhaitent protéger leurs documents en les personnalisant.
Grâce à l’icône bordure, vous pouvez encadrer l’ensemble de votre document. Le rendu est assez sympa.
On retrouve ici certaines fonctions que l’on a déjà vu dans d’autres onglets, comme le saut de page, et l’espace entre les lignes.
Les marges sont, vous le savez sans doute, l’espace qui entoure votre texte. Vous pouvez les modifier, mais faites attention à ne pas trop les diminuer car cela aura un impact si vous devez imprimer votre document.
L’orientation dépendra du document que vous réalisez.
Dans cet onglet, vous trouverez la numérotation des lignes (utiles pour certains documents), mais également une option pour le découpage des mots.
Vous avez la possibilité de modifier le retrait, c’est-à-dire de décaler le paragraphe vers la droite ou vers la gauche, utile pour mettre un paragraphe en relief.
Le pavé Organiser sert à modifier un élément de dessin que vous avez inséré dans votre document. Il est difficile dans ce format d’article de blog de vous montrer toutes les fonctions. Donc encore une fois, essayez et voyez si le rendu vous convient.
Cet onglet est destiné aux utilisateurs vraiment aguerris qui utilisent donc Word pour rédiger des documents de présentation très perfectionnés, tels que des thèses ou des mémoires.
Il permet l’intégration de titres spécifiques et de mettre en lumière certains passages, certaines citations.
Encore une fois, il est difficile de tout vous montrer sans des exemples concrets.
Contactez – moi pour la rédaction de ces documents.
Le publipostage, ou dans sa version anglaise mailing, est l’envoi d’un même courrier à plusieurs destinataires. On ne parle pas de 4 ou 5 destinataires, mais de plusieurs dizaines.
Le principe est de constituer une base de données avec les coordonnées du destinataire : civilité (madame ou monsieur), nom, prénom, adresse postale : n°, rue, code postal et ville. Cette base de données est à rédiger sur Excel à qui je consacrerai les prochains articles (petit scoop !!)
Ensuite il faut rédiger le courrier en identifiant les champs qui vont être rempli par les éléments de la base de données.
Dernière étape on lance la fusion entre les deux documents.
C’est assez technique, la clé du succès est de bien constituer sa base de données et de bien identifier les champs sur votre document.
Lorsque j’ai commencé à exercer mon métier, je l’avoue, j’appréhendais beaucoup cette tâche. Il suffisait du moindre petit grain de sable pour que la fusion ne fonctionne pas.
Mais depuis, les nouvelles versions de Word ont simplifié le processus et proposent en plus des aides qui vous accompagnent à chaque étape.
Modernité oblige, parce que maintenant on envoie de moins en moins de courrier, il est possible de faire des publipostages de mails.
Je vous avoue ne pas avoir encore exploité cette fonction, mais elle me semble très intéressante pour développer votre activité en contactant des prospects ou pour rester en contact avec vos clients pour leur proposer soit un rendez-vous de service après-vente ou pour les convier à un évènement comme une inauguration ou un after-work.
On révise et surtout on vérifie.
Tout d’abord sa grammaire et son orthographe.
Certains mots très techniques ou d’origine étrangère ne sont pas inclus dans le dictionnaire de Word. Vous ne le savez peut-être pas, mais vous avez la possibilité de rajouter des mots au lexique disponible. Selon l’exemple ci-dessous, je peux décider de rajouter afterwork écrit de cette façon à mon dictionnaire en cliquant sur Ajouter au dictionnaire.
Cela évite que le mot soit surligné en rouge systématiquement.
Rappel :
Un mot surligné en rouge signifie qu’il est mal orthographié ou inconnu par Word.
Un mot surligné en bleu signifie qu’il y a une erreur de grammaire : soit l’accord n’est pas bon, soit il y a une erreur de conjugaison.
Si plusieurs mots sont surlignés c’est qu’il y a une erreur de syntaxe : vous retrouvez toutes les règles dans mon article « Gestion du Courrier ».
Les femmes sont heureu
Les femmes sont heureux
Les femmes , sont heureuses
Lorsqu’on écrit un document sur un sujet, il devient difficile de ne pas tomber dans la répétition.
La fonction Dictionnaire des Synonymes vous aidera à les éviter.
Petit focus sur la fonction traduire :
Une fonction magique !!
Vous sélectionnez un texte et en cliquant sur cette icône vous pouvez sélectionner la langue dans laquelle vous souhaitez qu’il soit traduit.
Vous allez devenir un pro de la traduction.
On retrouve encore dans cet onglet la possibilité d’inclure des commentaires et des notes.
Je vous laisse explorer toutes ces fonctions.
Dans le pavé Vues, vous pouvez changer la façon dont votre document s’affiche sur votre écran.
Dans le pavé Afficher ; la règle, dont nous avons vu la fonction dans l’article Gestion de Courrier, est utile pour positionner les tabulations et le quadrillage pour avoir des repères pour l’écriture manuelle.
Les autres fonctions sont intéressantes dans le cadre d’une utilisation avancée de Word.
Tout est dit dans le titre !!!
Voilà c’est la fin de ce passage en revue des fonctions disponibles sur Word.
Certaines vous seront très utiles et d’autres beaucoup moins parce qu’elles sont destinées à un usage plus professionnel, voir pour des gens qui rédigent des documents complexes.
Encore une fois, si vous avez des questions, n’hésitez pas à me contacter.
Je peux vous proposer des formations adaptées à vos besoins.