Le classement est une des fonctions d’une assistante.
Le but du classement : retrouver instantanément LE papier dont on a besoin évidemment toujours en urgence, sinon ce n’est pas drôle.
Pour beaucoup, même chez les assistantes, c’est une tâche rébarbative, mais moi j’adore !!
Je pense que c’est un excellent moyen de faire le point.
Si j’ai une décision à prendre, je trie, je range, je classe et soudain la solution apparaît comme par magie.
En ce qui me concerne, aussi bien en tant qu’assistante que personnellement, chercher un papier pendant des heures a le don de m’agacer au plus haut point.
Mais revenons à notre sujet.
Il faut s’y mettre quand on a le temps, parce que la première étape demande du temps.
Le deuxième conseil est de faire preuve de patience, il va en falloir mais c’est pour la bonne cause, rappelez – vous de l’objectif !
Le troisième conseil est de le prendre comme un jeu, une réussite par exemple : vous connaissez ce jeu de carte où il faut placer la bonne carte à la suite de l’autre ?
Le quatrième conseil, prévoyez des boîtes et des chemises dans lesquelles vous allez ranger tous ces papiers.
Et le petit bonus… il faut penser que n’importe qui cherchant un document à votre place doit pouvoir le trouver.
C’est un conseil qui s’applique beaucoup plus pour les professionnels, mais cela peut aussi concerner les particuliers.
Donc soyez logique dans votre classement.
Donc maintenant passons à la méthodologie.
Selon mon expérience d’assistante, la meilleure solution est un classement par type de documents puis par année et par mois.
Vous vous retrouvez devant tous ces papiers à classer.
Il peut y avoir des factures (électricité, téléphone, gaz, eau, etc…), des quittances de loyer, des courriers reçus de l’administration (des impôts, de la CAF, de la Sécurité Sociale).
Pour les professionnels, on multiplie tout cela par deux, bien évidemment !
Et en plus on rajoute les documents URSAFF, les devis, les factures parce qu’on ne peut pas tout dématérialiser.
1ère étape :
Il faut faire des tas : un tas pour les factures d’électricité, un tas pour les factures de gaz, un tas pour les quittances, un tas pour les courriers administratifs, etc…
On se retrouve avec des tas de tas… oui je sais elle est facile !
Déjà ça fait moins peur, on commence à y voir un peu plus clair.
2eme étape :
Puis il faut trier chaque tas par année, et ensuite pour chaque année un classement par mois.
Si ce sont des documents que vous recevez annuellement, pas besoin de l’étape classement par mois.
Ce qui fait qu’au final pour chaque type de documents vous allez avoir toutes les factures classées par année puis par mois.
3eme étape :
Il vous faut ensuite ranger tous ces documents dans des chemises.
Je vous conseille d’en choisir de couleurs différentes, une couleur pour chaque type de documents. En plus, les chemises sont souvent vendues par couleurs assorties.
Notez sur la chemise ce dont il s’agit. Pas besoin d’un long discours : simple, rapide et efficace.
4eme étape :
C’est la dernière étape : elle va être de ranger chaque chemise dans une boîte archive.
Notez scrupuleusement sur chaque boîte les chemises qu’elle contient.
Attention à ne pas surcharger vos boîtes archives, il faut pouvoir enlever les chemises une par une.
Il serait dommage qu’après tous ces efforts vous ne sachiez plus dans quelle chemise et dans quelle boîte vous avez rangé le fameux document dont vous avez besoin tout de suite et maintenant.
Voilà, félicitations vous avez terminé votre classement !!!
Vous êtes une assistante en herbe.
Voyez ce n’est pas difficile. C’est juste un peu long au début.
Mais une fois que toutes les chemises et les boîtes archive sont créées, tout est facile, il suffit de ranger au fur et à mesure. Mais attention ne vous laissez pas de nouveau débordé, restez vigilent sur la fréquence de classement.
Petites astuces :
Préférez des boîtes archive en plastique plutôt qu’en carton, elles ne se déchireront pas !!
Mettez dans la même boîte les chemises dont vous allez vous servir tous les mois. Pensez à garder à portée de mains au moins cette boîte – là. Vous pouvez mettre les autres dans un endroit moins accessible. Mais pas trop éloigné tout de même !
A la fin de l’année, vous n’avez plus qu’à ranger vos boîtes archive en notant bien évidemment l’année concernée.
Pour la nouvelle année, il faut créer de nouvelles chemises et monter de nouvelles boîtes archive.
Là aussi le maître mot est la logique.
De la même manière vous allez créer des dossiers (l’équivalent de nos boîtes archive) et des sous dossiers (l’équivalent de nos chemises).
Cette fois ci, nous procédons à l’inverse : nous créons d’abord les dossiers et ensuite nous y glisserons les documents.
La première étape est donc de créer un dossier par type de documents.
Dans ce dossier vous créez un sous dossier pour l’année.
Par exemple : un dossier « quittance de loyer », puis un sous dossier « année 2022 ».
La deuxième étape est d’enregistrer dans ce dossier tous les documents concernés.
Là aussi cela peut être long et fastidieux dans un premier temps lorsqu’il faut tout créer, mais ensuite le classement sera très rapide.
Pour les professionnels, il est conseillé de séparer les documents professionnels des documents personnels.
Donc en amont de la création de ces dossiers, créez un dossier « pro » et un dossier perso ».
De cette manière, vous retrouverez plus facilement les documents.
Je vous conseille vivement d’enregistrer vos dossiers sur un disque dur externe et pas, ou alors pas uniquement, sur le disque dur de votre ordinateur.
Un ordinateur, surtout un portable peut avoir un problème et « griller » et dans ce cas tous vos fichiers sont perdus.
C’est très stressant, et même si on peut récupérer des documents, tout ne peut pas l’être.
Donc, soit vous travaillez directement à partir d’un disque dur externe, soit vous pensez à régulièrement sauvegardez sur ce disque.
Cela fera partie d’un autre article sur l’aide à l’utilisation de logiciels bureautique.