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La rédaction d’un courrier

Vous trouverez dans cet article des conseils pour la rédaction d’un courrier.

Nous allons ici nous attacher à définir les règles de rédaction.

Certaines règles évoquées ici seront également valables pour la rédaction d’un mail voire d’une demande via le site de votre interlocuteur. Même si nous rédigeons de moins en moins de courriers, il y a, malgré tout, des situations qui demandent un travail de rédaction un peu plus formel.

On ne rédige bien évidemment pas un courrier de la même façon selon la personne à qui l’on s’adresse.

La frappe de courrier est le cœur de métier d’une secrétaire tel que beaucoup de personnes se l’imagine, la fameuse sténo dactylo qui tape plus vite que son ombre sans faire de faute !!

Aujourd’hui ce métier n’existe quasiment plus tel quel.

L’arrivée de l’informatique et des logiciels de traitement de texte, a fait que ce métier a considérablement évolué vers des postes d’assistantes administratives, à qui on peut cela dit toujours demander de taper un courrier, mais qui se voient confier d’autres tâches.

Les pavés des adresses de votre courrier :

En haut à gauche : on retrouve vos coordonnées c’est-à-dire votre prénom et votre nom (dans cet ordre, sans Madame ou Monsieur avant) et votre nom en majuscule ; puis votre adresse complète.

Un peu en dessous à droite: ce sont les coordonnées du destinataire avec les mêmes informations.

S’il s’agit d’une entreprise et que vous vous adressez à une personne en particulier, vous devez d’abord préciser le nom de l’entreprise, puis sur la deuxième ligne le nom de la personne. Ce pavé doit être à 9 cm du bord gauche de votre feuille. Pour cela vous devez dans la règle qui se trouve en haut de la page cliquer sur le « 9 ».

Voici un visuel de cette règle :

Si la règle n’est pas affichée, vous pouvez la faire apparaitre en allant dans l’onglet « affichage » et en cliquant sur « règle » :

La date et l’objet du courrier :

Ensuite vient la date, qui va être juste en dessous du pavé des coordonnées du destinataire. Tout d’abord la ville, puis la date du jour où le courrier sera posté (et pas forcément rédigé).

Puis l’objet de votre courrier, il s’agit de quelques mots résumant le courrier, comme par exemple : Réclamation ou Demande de rendez-vous, etc…

Le courrier lui-même :

Votre courrier doit commencer par un « Bonjour », politesse oblige !

Donc soit, vous connaissez le nom de la personne (et vous l’avez mis en destinataire de votre courrier) et vous pouvez le ou la nommer : Monsieur xxxx ou Madame yyyy, notez que Monsieur ou Madame sont en toutes lettres, par d’abréviation s’il vous plait !!!, soit vous ne connaissez pas son nom et dans ce cas c’est le fameux « Madame, Monsieur ».

Ensuite le corps de votre courrier : il doit être aéré et agréable à lire.

Usez et abusez des paragraphes et retours à la ligne. L’astuce c’est 1 paragraphe = 1 idée.

Par exemple, le premier paragraphe peut concerner l’objet de votre courrier, le deuxième paragraphe le rappel des faits ou la motivation de votre demande et le troisième paragraphe ce que vous attendez de la part du destinataire de votre courrier.

Il y a tellement de courriers différents, tout dépend de son objet, de la personne à qui vous vous adressez et de ce que vous demandez. Il est difficile de tout lister. Mais prenez le temps de réfléchir à ce que vous voulez dire. N’hésitez pas à faire un premier « jet » et à revenir sur votre courrier plus tard. Bien souvent, c’est l’occasion de se rendre compte qu’une tournure de phrase n’est pas correcte ou ne correspond pas à ce que vous vouliez dire.

Par exemple pour la rédaction ce mes articles de blog. Je les écris, je les relis le lendemain et je les relis encore au moment de les poster.

La formule de politesse :

Viennent ensuite les formules de politesse, qui peuvent être précédées par une phrase du type « dans l’attente de votre retour concernant ce dossier » ou bien encore « je vous remercie de votre action sur mon dossier » selon le sujet abordé. Puis le célèbre mais néanmoins encore indispensable « Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur mes salutations distinguées ».

Attention pour les vrais puristes, il y a là aussi des règles à respecter : un homme adresse « ses sentiments respectueux » à une femme et une femme adresse « ses salutations distinguées » à un homme.

Mais aujourd’hui cette distinction est de moins en moins respectée, d’autant plus si vous ne connaissez pas la personne à qui vous adressez votre courrier. Vous pouvez donc utiliser celle qui vous convient le mieux. 

Surtout faites très attention : dans la formule de politesse vous devez utiliser la même formulation que celle du destinataire de votre courrier. Par exemple si votre courrier s’adresse à Monsieur xxx, vous devez retrouver cette formulation dans la formule de politesse.

N’oubliez pas de signer votre courrier. Soit en notant juste votre nom (au même niveau que le pavé destinataire) soit, et c’est mieux, en ajoutant une signature manuscrite.

Visualisation d’un courrier:

Katia ROUANES

Assistante Administrative et Commerciale Indépendante

Adresse de l’expéditeur

                                                                                                                 NOM DE L’ENTREPRISE

                                                                                                                 Monsieur xxxxx

                                                                                                                 Adresse du destinataire

                                                                                                                 Lieu, date du jour

Objet : Demande de rendez-vous.

Monsieur xxxxx,

Paragraphe 1

Paragraphe 2

Paragraphe 3

Dans l’attente de votre retour,

Je vous prie d’agréer, Monsieur xxxxx, mes salutations distinguées.

                                                                                                                 Katia ROUANES

Quelques trucs et astuces d’assistante :

Relisez toujours votre courrier et mettez-vous à la place de votre destinataire : est-ce qu’on comprend quel est l’objet de votre courrier ? Est-ce qu’on comprend ce que vous attendez ?

Faites très attention aux fautes d’orthographe, personne n’en est à l’abri. La meilleure des formulations et la plus légitime des demandes perdent toute crédibilité s’il y a des fautes d’orthographes. Aujourd’hui, tous les logiciels de traitement de texte ont un correcteur d’orthographe intégré, alors utilisez le !

Petite règle de secrétariat pour les signes de ponctuation : il faut un espace après un signe simple (exemple : « , » « . ») et un espace avant et un espace après pour les signes doubles (exemple « : » « ? » « ! »). Regardez la ponctuation de cet article, normalement il n’y a pas d’erreur.

Soignez l’écriture sur l’enveloppe.

Classez votre courrier pour pouvoir le retrouver facilement : voir l’article sur le classement.